פרויקט הוא מיני-ארגון. יש לו מבנה משלו הכפוף למבנה הארגוני הכללי ומאידך הוא חוצה מבנים קיימים וכולל קשרים עם מספר רב של גורמים, פנימיים או חיצוניים ליחידת מערכות המידע, המעורבים אד-הוק בפרויקט.
כחלק מהמבנה הארגוני מוקמות ועדות המלוות את הפרויקט כמו ועדת היגוי, גוף משתמשים ועוד בהתאם לנוהלי הארגון.
פרויקט הוא מיני-ארגון. יש לו מבנה משלו הכפוף למבנה הארגוני הכללי ומאידך הוא חוצה מבנים קיימים וכולל קשרים עם מספר רב של גורמים, פנימיים או חיצוניים ליחידת מערכות המידע, המעורבים אד-הוק בפרויקט.
נושא חשוב זה מכוסה ברכיב 4.1 של עץ המערכת (גורמים מעורבים) ומלווה את ניהול הפרויקט לכל אורכו. הוא מוגדר לראשונה בשלב הייזום של הפרויקט, אך הוא עשוי להשתנות במהלך הפרויקט. בכל תיעוד של המערכת, יש להקפיד על מילוי נאות של רכיב 4.1, כולל תרשים ברור. כחלק מהמבנה הארגוני מוקמות ועדות המלוות את הפרויקט כמו ועדת היגוי, גוף משתמשים ועוד בהתאם לנהלי הארגון.
(4).jpg)
מבנה ארגוני טיפוסי של פרויקט
הצלחת הפרויקט תלויה במידה רבה במבנה הארגוני של הפרויקט, הרכב הגורמים המעורבים, מיומנותם, תאום ציפיות ביניהם ותחלופה מינימאלית
· ועדת היגוי / גוף משתמשים - ממוקדים, זמינים, סמכותיים.
· מִנהלת הפרויקט - מקצועית, סמכותית, בעלת ניסיון, בעלת קשר ניהולי ועסקי הדוק עם הלקוח, עם מחלקות הרכש והאספקה ועם גוף הייעוץ המשפטי בארגון.
· מומחה יישום - דומיננטי, מקצועי עם הכרה מעמיקה בנושא
· צוותי פיתוח - חלוקה למספר צוותי פיתוח מתמחים (צוותי תכנים, ממשק משתמש, אבטחת מידע, טכנולוגיה וכד') ועובדים במקביל תוך שיתוף פעולה וידע.
|
עלות כוללת |
עלות פיתוח ותחזוקת המערכת ל- 5 שנים (כולל עלויות כ"א, רכש תוכנה, חומרה, ציוד היקפי, ציוד מתכלה וכו'). |
|
מומחה יישום |
נציג היחידה הדורשת אשר מוסמך לאשר את אפיון המערכת, בדיקתה, התקנתה וכו'. בפרויקטים בהם לא מונה מנהל פרויקט מטעם המשתמש מומחה היישום ימלא גם פונקציה זו. |
|
מנהל פרויקט מטעם המשתמש |
עבור פרויקטים בהיקף פיתוח גדול נדרש להגדיר מנהל פרויקט מטעם היחידה הדורשת. מנהל זה יעבוד במקביל למנהל הפרויקט בשיתוף פעולה מלא לקידום מטרות הפרויקט. |
|
ועדת היגוי מקצועית, פורום פרויקט, ועדת פיתוח |
הפורום המקצועי האחראי לפיתוח הפרויקט. פורום ניהולי ומקצועי בגוף הפיתוח למעקב ובקרה אחר פרויקטים בשלבי פיתוח, לליבון סוגיות ניהול ופיתוח ומעקב אחר החלטות שהתקבלו בועדות היגוי וועדות פיתוח קודמות. פורום זה מתמקד בהיבטי מימוש המערכת לכל אורך מחזור החיים שלה |
לאחר התנעת הפרויקט וכחלק משלב ההתארגנות למימושו, יקבעו במסגרת כתב המינוי למנהל הפרויקט, הרכבי הוועדות והפורמים תדירות ומועדי התכנסותן.
הרכב הועדות ותדירות כינוסן יפורטו במסמכי המערכת החל ממסמך הייזום ויוצגו בסקרים השונים במהלך מחזור החיים של הפרויקט והמערכת.
(2).jpg)
תרשים זרימה פונקציונאלי
בפרויקט פיתוח מקובל להקים מספר וועדות בהתאם להיקפו וחשיבותו לארגון:
ועדת היגוי מוקמת עם ייזום פרויקט פיתוח שמהותו הקמת מערכת ממוחשבת, תת מערכת או תשתית טכנולוגית. היקף הפיתוח ועלותו הכוללת ייקבעו בכל ארגון בהתאם להיקף פעילות ה-IT.
במידה והפרויקט כרוך בחדשנות טכנולוגית או באילוצים קשיחים משמעותיים, או שהינו בעל דרגת חשיבות, מורכבות ורגישות, גם אם עלותו הכוללת נמוכה מהיקף הפעילות שנקבע יכולות הנהלת גוף ה-IT והנהלת הגוף העסקי הרלבנטי לקבל החלטה על הקמת ועדת היגוי. בסמכותן להאציל סמכויות לתפקיד יו"ר ועדת ההיגוי.
מטרת הוועדה לוודא שהמערכת תואמת את ציפיות הדורשים במסגרת האמצעים שהוקצו לפרויקט, ללבן בעיות שלא נפתרו במסגרת גוף המשתמשים, לקבל החלטות על תכולה, היקף ומשאבי הפיתוח/תחזוקה.
· מנהל הפרויקט
· נציג בכיר מהגוף העסקי (הלקוח)
· נציג המשתמשים
· מנהל גוף הפיתוח
· נציג גוף הייצור
· נציג גוף ביקורת פנים/מערכות מידע
· נציג גוף אבטחת מידע
באחריות יו"ר הועדה לזמן את המשתתפים לדיוני הועדה באמצעות טופס זימון דיון שבו יפורט מצע לדיון אשר יופץ לפחות שבוע לפני מועד הדיון.
תדירות הישיבה תהיה:
· בכל סיום שלב במחזור החיים (איפיון, עיצוב, בניה, מבדקים, התקנה והטמעה).
· מזדמנת, לפי החלטת היו"ר או בקשת אחד המשתתפים.
· לפחות פעם ברבעון (למעט פרויקטים בהקפאה).
באחריות מנהל הפרויקט מטעם גוף הפיתוח לעקוב אחר תדירות התכנסות הועדה ולבקש זימונה בהתאם לצורך.
במקרה שלא ניתן לכנס את הועדה יכין מנהל הפרויקט דוח סטטוס לפרויקט המכיל את כל הנושאים אשר תוכננו להצגה בדיון הועדה בהתאם למתכונת המוגדרת בסעיף שגיאה! מקור ההפניה לא נמצא.. הדוח יופץ לכל חברי הועדה במקום פרוטוקול הישיבה. כמו כן ידווח מנהל הפרויקט לועדת היגוי עליונה למערכות מידע או להנהלת הארגון על הקשיים בכינוס הועדה.
באחריות מנהל הפרויקט להציג את הנושאים הבאים בפני הועדה:
|
נושא |
תיאור |
|
מצגת וסקירת מצב |
· יעדים - עיקרי היעדים, האם חל בהם שינוי. · יישום - עיקרי היישום, תמצית החלטות גוף המשתמשים בנושאי תכולת היישום, שינויים בתיחום המערכת, גבולות המערכת שאושרו ע"י המשתמשים · טכנולוגיה - נדרש במערכות המשלבות כלים וטכנולוגיות חדשות. · מימוש - ביצוע מול תכנון של שלב נוכחי, אבני הדרך הבאות, שינויים וחריגות בלו"ז (כולל נימוקים). · עלות - סה"כ עלויות הקמה ותחזוקה, ניצול המשאבים מול התכנון, חריגות צפויות במשאבים (כולל נימוקים), הצגת אחוז ביצוע בפרויקט ויחס עלות/תועלת. |
|
דיון, ליבון בעיות וקבלת החלטות |
· בעיות, נושאים פתוחים. · סיכונים עיקריים בפרויקט (לארגון וליישום עצמו). · נושאים להחלטה, אישור מעבר לשלב הבא, אישור תוצרי תיעוד ותוצרי המערכת, אישור תוצאות מבדקים והערכות להתקנה, מעקב אחר ביצוע החלטות הועדה. |
באחריות יו"ר הועדה להפיץ את הפרוטוקול לגורמים הבאים:
· למשתתפים בהרכב הועדה
· לגורמים נוספים בהתאם לנהלי הארגון.
גורמים מומלצים:
· מנהל גוף הפיתוח
· ראשי יחידות בכירים בגוף הפיתוח
· מנהל גוף הייצור
· מנהלי תחומים המעורבות בפיתוח,
· גוף ביקורת פנים/מערכות מידע
· גוף תקציב/כספים
· גוף אבטחת מידע
גוף משתמשים מוקם עם אישור מסמך ייזום לפרויקט פיתוח.
ליבון ותאום דרישות בין משתמשים, אישור שינויים מינוריים בתוכנית העבודה, מעקב התקדמות שוטף של המערכת.
· נציג בכיר מהגוף העסקי (הלקוח) בעל המערכת
· מנהל הפרויקט מטעם גוף הפיתוח
· מנהל הפרויקט מטעם המשתמשים (אם קיים)
· נציגי גורמים המעורבים בפיתוח המערכת כגון: נציג או"ש, נציג אבטחת איכות, נציג אבטחת מידע, נציג ביקורת פנים/מערכות מידע, נציג גוף התפעול והייצור
גורמים נוספים שניתן לזמן לגוף משתמשים ע"פ הנושאים הרלוונטים בכל דיון:
· נציג גוף אבטחת מידע
· נציג המחלקה המשפטית
· נציג סיוע טכני
· נציג מחלקת הדרכה
· נציג תחום תקציבים
· נציגי משתמשים של מערכות קשורות
· נציגי פיתוח של מערכות משיקות
· נציגי משתמשים שאינם שייכים לגוף העסקי בעל המערכת
גוף משתמשים יכונס בתדירות בהתאם לקצב פיתוח המערכת והשלב במחזור החיים בו היא נמצאת. במהלך שלב האפיון והעיצוב/אפיון מפורט ובשלב הבדיקות תהיה דרישה מוגברת למעורבות המשתמשים.
באחריות היו"ר לזמן את המשתתפים לדיוני הוועדה באמצעות טופס זימון דיון שבו יפורט מצע לדיון.
תדירות הישיבות תהיה:
· בכל סיום שלב במחזור החיים או אבן דרך (לפני התכנסות ועדת ההיגוי).
· מזדמנת לפי החלטת היו"ר או בקשת אחד המשתתפים.
· לפחות פעם בחודש (למעט פרויקטים בהקפאה).
באחריות מנהל הפרויקט מטעם גוף הפיתוח לעקוב אחר תדירות התכנסות הועדה ולבקש זימונה בהתאם לצורך.
במקרה שלא ניתן לכנס את הועדה יכין מנהל הפרויקט דוח סטטוס לפרויקט המכיל את כל הנושאים אשר תוכננו להצגה בדיון הועדה בהתאם למתכונת המוגדרת בסעיף שגיאה! מקור ההפניה לא נמצא.. הדוח יופץ לכל חברי הועדה במקום פרוטוקול הישיבה. כמו כן ידווח מנהל הפרויקט לועדת ההיגוי על הקשיים בכינוס הועדה.
באחריות מנהל הפרויקט להציג את הנושאים הבאים בפני הועדה:
|
נושא |
תיאור |
|
מצגת וסקירת מצב |
· יעדים - האם חל בהם שינוי. · יישום - שינויים בתיחום המערכת, נושאים בתכני המערכת, גיבוש סופי של הדרישות, אישור מגורמים שונים, כגון: מערך הביקורת הפנימית, מחלקה משפטית, גוף ואבטחת מידע וכו'. · טכנולוגיה - נדרש במערכות המשלבות כלים וטכנולוגיות חדשות. · מימוש - שינויים בלו"ז, תאום בין המשתמשים העסקיים. · עלות - ניצול המשאבים מול התכנון, הצגת אחוז ביצוע בפרויקט, עדכון עלות/תועלת אם חל שינוי בעלויות. לפחות פעם בחודש יש לתת סקירת מצב מלאה ע"פ מבנה הסקירה לועדת ההיגוי |
|
דיון, ליבון בעיות וקבלת החלטות |
· בעיות, נושאים פתוחים. · סיכונים בפרויקט לארגון וליישום עצמו - לפחות פעם בחודש. · נושאים ספציפיים לדיון. · נושאים להחלטה, אישור מעבר לשלב הבא, אישור תוצרי תיעוד ותוצרי המערכת, אישור תוצאות מבדקים והערכות להתקנה. |
באחריות יו"ר הועדה להפיץ את הפרוטוקול לגורמים הבאים:
· למשתתפים בהרכב הועדה
· למנהל גוף ה- IT ולמנהלי היחידות המעורבות בפיתוח.
גוף משתמשים מצומצם/אד-הוק יזומן לפי החלטת היו"ר במטרה לקדם וללבן נושאים ספציפיים, במקרה שעלה קושי בקבלת ההחלטות בפורום המלא, ויכלול נציגי משתמש עיקריים לנושא הנדון.
הפצת סיכומי פגישות העבודה של הגופים המצומצמים זהה להפצת סיכומי הפגישות של ההרכב המלא.
החלטות שהתקבלו במסגרת הגופים המצומצמים יובאו לאישור בפני ההרכב המלא של גוף המשתמשים.
פורום ניהולי ומקצועי בגוף הפיתוח למעקב ובקרה אחר פרויקטים בשלבי פיתוח, לליבון סוגיות ניהול ופיתוח וקבלת החלטות בסוגיות אלה ומעקב אחר החלטות שהתקבלו בועדות היגוי וועדות פיתוח קודמות.
פורום זה מתמקד בהיבטי מימוש המערכת.
הפורום הינו פנימי לפרויקט ומהווה את אחד הכלים המסייעים למנהל הפרויקט לבצע את עבודתו באופן איכותי במסגרת שתוכננה ולדרג הניהולי שמעליו בביצוע בקרת התקדמות של תהליך הפיתוח בהתאם לתוכנית פיתוח ואיכות של פרויקט/מערכת שבאחריותו באופן ממוקד.
· לפעול למימוש הפרויקט וביצוע הנחיות מנהל הפרויקט.
· לוודא התקדמות הפרויקט על-פי תוכנית העבודה, לאתר ולטפל בחריגות.
· לוודא ביצוע איכותי של הפרויקט לפי הנהלים והסטנדרטיים התקפים.
· לאשר את תוצרי הפרויקט.
· לאפשר ויסות משאבים בין הפרויקטים באותה יחידה ענף בהתאם לקצב ההתקדמות.
· אישור ראשוני של מסמכים ותוצרי המערכת.
· אחריות לאישור ביצוע שינויים.
בראש פורום הפרויקט יעמוד מנהל היחידה שבאחריותה מבוצע הפרויקט. באחריותו זימון הועדה וניהולה.
חברי פורום הפרויקט הם:
· מנהל הפרויקט - באחריותו לתכלל את כל הפעילות המקדימה לקיום פורום הפרויקט, להכין את דיון הפורום ולהציג את הנתונים הנדרשים בפורום הפרויקט על-פי הנחיות נוהל זה .
· נציג משתמשים/מומחה היישום.
· ראשי הצוותים בפרויקט - ראש צוות הפיתוח מסייע למנהל הפרויקט בפעילויות הכנת ועדת הפיתוח ומציג בוועדה את הנושאים השונים שבאחריותו.
· נציג הספק במידה והפרויקט ממומש במיקור חוץ
· גורמים לוגיסטיים ואחזקה.
· גורמים טכניים שוטפים לפרויקט - גורם תשתית/תמיכה (על-פי הצורך וקביעת יו"ר הועדה).
· מנהל איכות מחלקתי/פרויקטלי.
· יש לכלול, על-פי הצורך, את נציגי אבטחת מידע, אנשי תשתיות ועוד.
רצוי לכנס את פורום הפרויקט בפרויקטים/מערכות הנמצאים בשלב פיתוח ובשלב הבדיקות.
ניתן לזמן את הפורום, על-פי החלטת יו"ר הועדה, גם בשלבי הייזום וההתארגנות למימוש.
פורום פרויקט יכונס בהתאם לתדירות שתקבע ותוגדר בעת קליטת המשימה בגוף הפיתוח, בכתב המינוי של מנהל הפרויקט ופורום הפרויקט.
סקירת הפרויקט בפורום פרויקט תבוצע ע"י מנהל הפרויקט או ראש צוות הפיתוח. רשימת הנושאים המוצגים בפורום פרויקט:
|
הנושא המוצג |
הערות |
|---|---|
|
רקע |
מטרות הפרויקט,מרכיבי הפרויקט, גורמים מעורבים |
|
בקרת ביצוע |
החלטות קודמות, מתי התקבלו, סטטוס, אחריות ביצוע, לו"ז מקורי, לו"ז מעודכן. |
|
תוכנית עבודה |
· גאנט עדכני - בקרת התקדמות, ביצוע מול התכנון עם התייחסות מפורשת לחריגות ידועות וצפויות. · סטטוס אבני דרך של הפרויקט וסטטוס אבני דרך של פרויקטים משלימים. |
|
כיסוי תכולה |
· בקרת כיסוי תכולה עד כה מול ההשקעה המתוכננת · התייחסות למצב הקיים למול התכנון השלם. כולל הרחבה לאבן דרך נוכחית |
|
לו"ז שלב נוכחי |
סטטוס לו"ז מפורט לאבן דרך נוכחית |
|
רכש ותקציב |
סטטוס רכש ותקציב |
|
כוח אדם |
סטטוס כח-אדם |
|
טכנולוגיה |
· תשתיות, ממשקים · סוגיות בשיטות ומתודולוגיות הפיתוח, · שינויים מתבקשים או צפויים לעומת המתוכנן. |
|
שרידות וביצועים |
הצגת מתן מענה לדרישות שרידות למערכת, נפחים, עומסים וביצועים. כולל הצגת מענה שניתן לדרישות הנ"ל והצגת דרישות שטרם ניתן להן מענה, טרם נבדקו, לגבי אלו דרישות נראה שיש בעיית יכולת מתן מענה. |
|
אבטחת מידע |
סקירת היבטי אבטחת מידע |
|
ניהול איכות |
סטטוס משימות ניהול איכות (לפי תוכנית פיתוח ואיכות), לפי אבני דרך/תוצרים/תוצאות מבדקים, וכן הערכות לבדיקות מערכת, בדיקות קבלה של הלקוח, פעולות מתקנות ומונעות ומבדקי איכות פנימיים וחיצוניים |
|
תצורות התקנה |
תוכנית הפריסה של המערכת על פי רבעונים ויחידות. |
|
מדדים |
מדדי הפרויקט על-פי השלב בו הוא נמצא (מדדי תהליך ומדדי תוצר - מדדים להצלחת הפרויקט, השלב, הפיילוט, איכות הפיתוח, איכות הבדיקות וכו') |
|
מעורבות לקוח |
הערכת מצב וסטטוס מעורבות לקוח וגורמים מעורבים |
|
ניהול סיכונים |
לכל סיכון יוצגו: חומרה, סבירות, רמת הסיכון, פעולה מונעת/מתקנת, גורם אחראי, לו"ז, סטטוס ביצוע. |
|
בעיות ודרישות מיוחדות |
כולל משמעויות והתייחסות להצעות לפתרון אם ישנן |
|
הערכות לקראת השלב הבא |
|
|
נושאים להחלטה |
|
לאחר כל פורום פרויקט יופץ למשתתפים סיכום דיון הועדה - באחריות מנהל הפרויקט. סיכום הדיון יכלול:
· תמצית הדיווחים שהוצגו/המצגת שהוצגה.
· החלטות שנתקבלו, הגורם האחראי לביצוע ולו"ז לביצוע.
· רשימת משתתפי הועדה.
מנהל הפרויקט ממונה על יישום החלטות פורום הפרויקט ועדכון תוצרי הפרויקט (לו"ז, תקציב, וכו') במידת הצורך.
ועדת ההיגוי המקצועית הינה כלי ניהולי של יחידת הפיתוח.
הועדה סוקרת באופן תקופתי את הפרויקט בהיבט המקצועי והניהולי וכן דנה בנושאים מקצועיים כלליים של יחידת הפיתוח.
על פי המלצות ועדת ההיגוי המקצועית, ינחה מנהל יחידת הפיתוח את ועדת הפיתוח של הפרויקט לבצע התאמות, שינויים ושיפורים בפתרונות הטכניים המיושמים בפרויקט, באופן הניהול ובשיטות היישום.
· לבצע מעקב אחר התקדמות הפרויקט בהתאם לתוכנית העבודה: מבחינת לו"ז, השלמת תכולות ומענה לדרישות הפרויקט, תקציב והשקעות כח אדם.
· לאתר חריגות ממסגרת התכנון ולטפל בהן.
· לאשר שינויים מהותיים בפרויקט (תכולה/לו"ז) אשר אינם חורגים מהמסגרת שאושרה.
· במקרה של שינויים החורגים מהמסגרת שאושרה, הוועדה תדון בנושא ותמליץ לגורמי ההנהלה בארגון על חלופות לפתרון.
· לקבוע סדרי עדיפות לפיתוח הפרויקט.
· לאשר אבני דרך, סיום שלב או תוצר משמעותי בפרויקט כגון סיום פיתוח והתארגנות לבדיקות.
· לדון ולהחליט בנושא תלויות וקשרי גומלין עם מערכות משיקות וגורמים אחרים בתוך הארגון ומחוץ לו.
· קבלת החלטות במקרים של חילוקי דעות בין גורמים מעורבים בפרויקט.
· הצפת בעיות מרכזיות (בדגש על היבטים טכניים).
· התארגנות לתחזוקה.
· לדון בסטטוס קידום פעילויות הקשורות לשלב ההקנה וההרצה כגון: הטמעה, הדרכה, הכשרות, הכנות למבצוע המערכת, הכנות לקליטה, עדכוני או"ש ונהלים נדרשים וכו'.
· דיון בסוגיות מקצועיות/טכניות עקרוניות שנבחנו בעבודת מטה וניתן להציג להן תוצאות.
· בסמכותו של יו"ר הוועדה המקצועית לדון בוועדה גם בנושאים אחרים אשר מתגלים כרלוונטיים להמשך התקדמות הפרויקט.
בראש ועדת היגוי מקצועית יעמוד מנהל הגוף בו מפותח הפרויקט או מי שהוסמך מטעמו לעמוד בראש ועדת היגוי מקצועית. באחריות יו"ר ועדת ההיגוי זימון הועדה וניהולה.
חברי ועדת ההיגוי המקצועית הם:
· מנהל היחידה בה מפותח הפרויקט.
· מנהל הפרויקט - באחריותו לתכלל את כל הפעילות המקדימה לקיום ועדת הפיתוח, להכין את דיון ועדת הפיתוח ולהציג את הנתונים הנדרשים בועדת הפיתוח
· נציג משתמשים/מומחה היישום.
· ראשי הצוותים בפרויקט - ראש צוות הפיתוח מסייע בפעילויות הכנת ועדת הפיתוח ומציג בוועדה את הנושאים השונים שבאחריותו.
· נציג הספק במידה והפרויקט ממומש במיקור חוץ
· גורמים טכניים שוטפים לפרויקט - גורם תשתית/תמיכה (על-פי הצורך וקביעת יו"ר הועדה).
· מנהל איכות מחלקתי/פרויקטלי.
· ראשי יחידות האחראיים על מערכות משיקות הרלוונטיות למימוש הפרויקט (בין אם ממהארגון או מיחידות פיתוח תוכנה נוספות).
תדירות התכנסות יכולה להשתנות מפרויקט לפרויקט על פי הגודל והמורכבות או בשלב בו הוא נמצא.
הועדה מתכנסת לצורך אישורים עקרוניים כגון אישור סיום אבני דרך עיקריות, ע"פ לוחות הזמנים המוגדרים בתוכנית העבודה או בתוכנית הפיתוח והאיכות
מומלץ כי ועדת היגוי מקצועית תתכנס לכל פרויקט בנפרד מדי שלושה חודשים עד שישה חודשים.
במקרים בהם ישנן בעיות או חריגות משמעותיות המחייבות את כינוס הועדה, יפנה מנהל הפרויקט ליו"ר הועדה, יבקש את זימונה ולא ימתין עד הפגישה התקופתית.
חריגה משמעותית הוא שינוי בתכולה, לו"ז או תקציב שמשמעותו סטייה של 10% ומעלה מהמתוכנן.
מומלץ לשלב את הנושאים להלן במצע לועדת היגוי מקצועית. בסמכות יו"ר הועדה להנחות על אי-הצגת חלק מהנושאים אשר לפי דעתו הם פחות קריטיים, אולם גם נושאים אלה חייבים להופיע במצע לדיון אשר יישלח מראש לכל המשתתפים (הם רק יסומנו כנושאים שלא יידונו בוועדה, אלא ע"פ דרישה). להלן רשימת הנושאים המוצגים בוועדת היגוי מקצועית:
|
נושא |
תיאור |
|---|---|
|
סדר היום |
נושאים שיוצגו, דוברים, משך זמן. |
|
סקירת רקע |
מטרות ויעדי הפרויקט, תכולתו, תמצית מנהלים של סטטוס הפרויקט בדגש על שינויים שהתרחשו מהוועדה הקודמת. |
|
החלטות קודמות |
החלטות קודמות, מתי התקבלו, סטטוס, אחריות ביצוע, לו"ז מקורי, לו"ז מעודכן. |
|
תוכנית עבודה |
· הצגת תוכנית עבודה מעודכנת וביצוע בפועל מול תוכנית בסיסית. · יש להציג אבני דרך עיקריות של הפרויקט ו-אבני דרך של פרויקטים משלימים. · יש להציג בגאנט נפרד הצעה לשינויים מהותיים בתוכנית העבודה (שינויים של אבני דרך ראשיות). |
|
סטטוס תקציב |
ביצוע מול תכנון מקורי ומול תכנון מעודכן, לפי סוג המטבע. |
|
סטטוס רכש |
הצגת רשימת נושאי רכש עיקריים פעילים (בהכנה, בטיפול, לקראת הספקה, נושאים בעייתיים). |
|
סטטוס השקעת כח-אדם |
ביצוע מול תכנון מקורי ומול תכנון מעודכן. |
|
טכנולוגיה |
יוצג רק על-פי דרישת יו"ר הועדה |
|
סטטוס מימוש ממשקים למערכות אחרות |
פירוט הממשקים וסטטוס המימוש. פירוט בעיות עיקריות ודרכי פתרון. |
|
ניהול האיכות ומדדים |
· הצגת סטטוס פעילויות אבטחת איכות בפרויקט, · עמידה בתוכנית הפיתוח והאיכות, · סטטוס מדדי איכות (מדדי תהליך ומדדי בקרה), · סטטוס סקרים, · סטטוס הכנה ואישור מסמכים מבוקרים |
|
ניהול סיכונים |
· יש להציג סיכונים מרכזיים ברמת סיכון 15 ומעלה. · עבור שאר הסיכונים, יש לצרף למצע את מסמך ניתוח הסיכונים האחרון המעודכן. יש להציג בנוסף מגמות באופן גרפי. |
|
ריכוז חריגות בפרויקט/דרישות לשינויים ותוספות |
לכל חריגה: הסיבה לחריגה, משמעותה, המלצות לפתרון. יש לפרט גם דרישות לשינויים ותוספות. |
|
נושאים להחלטה |
נושאים בעייתיים שנדרשת לגביהם מעורבות או אישור של יו"ר הוועדה. |
|
נושאים נוספים על פי הצורך |
ע"פ השלב בו נמצא הפרויקט ולפי שיקול דעתו של קצין הפרויקט. במידה והוועדה נדרשת לאשר אבן דרך, יוצגו בפניה בפירוט התכנים הרלוונטיים לאבן דרך זו כגון סיום פיתוח והתארגנות לבדיקות. |
לאחר כל ועדת היגוי מקצועית יופץ למשתתפים סיכום דיון הועדה - באחריות מנהל הפרויקט.
סיכום הדיון יכלול: תמצית הדיווחים שהוצגו/המצגת שהוצגה, החלטות שנתקבלו, הגורם האחראי לביצוע ולו"ז לביצוע, רשימת משתתפי הועדה.
מנהל הפרויקט ממונה על יישום החלטות ועדת ההיגוי המקצועית ועדכון תוצרי הפרויקט (לו"ז, תקציב, וכו') במידת הצורך.
הטופס מהווה מסמך הקמה לוועדה וכולל בין היתר את הנושאים הבאים: תפקידי הוועדה, משתתפים, מאפיינים נוספים ועוד
טופס זה משמש מסמך למינוי חבר בוועדה. הוא כולל בין היתר את תפקיד החבר, מהות הוועדה ופרטי שאר החברים בה.
ראה הסברים בקיט "ניהול פגישות ודיונים" בכרך נושאים תומכים
טופס המופץ מראש למשתתפים הרלוונטיים לדיון, כולל סדר יום ברור (רשימת נושאים), מקום, מועד, משכי זמן לכל נושא וכו'.
תוצאות הדיון יסוכמו בטופס סיכום דיון. הטופס מכיל בין היתר את השדות: נושא או פעולה לביצוע, שם האחראי לביצוע, תאריך יעד וסטטוס הנושא
בסיום פגישה ניתן לבצע משוב והערכת המפגש. הטופס כולל קריטריונים שונים להערכה ביניהם:
האם מטרת הישיבה הייתה ברורה? האם סדר המפגש נמסר מראש? האם היו דברים שהיו צריכים להיות מוכנים מראש והתקבלו מראש? האם הישיבה התחילה בזמן? ועוד
דוח מפורט של סטטוס המערכת שכולל בין היתר את הנושאים הבאים: