ניהול פגישות ודיונים

מבוא והסבר כללי

פגישה בין אנשים הנה כלי לביצוע וקיום תקשורת יעילה. התקשורת אינה המטרה הסופית כי אם אמצעי להשגת מטרות אחרות ולכן יש להפעיל את מנגנון הפגישה באופן הנכון ביותר.

קיימות טכניקות ושיטות שונות למימוש ולהפעלת כלי זה באופן יעיל ואפקטיבי והן מתחלקות לשלושה שלבים:

1.       זימון ישיבות (שלב יזום ותכנון)

2.       ביצוע ישיבות (שלב מימוש ויישום)

3.       סיכום ישיבות (שלב סיכום , מעקב ובקרה)

על מנת לנתח את הפעלת הכלי, נבהיר תחילה כי המושגים : ישיבה, פגישה, דיון, סקר - הנם זהים במהותם והגדרתם המשותפת הינה :

במגזר האזרחי רווחים המושגים : ישיבה, פגישה, וכו' ואילו במגזר הביטחוני/צבאי רווח המושג: דיון.

הפעלת כלי זה (ביצוע ישיבות) מאפשרת קיום התהליכים הבאים:

 ·         סיוע בקבלת החלטות,

 ·         כלי תקשורת יעיל, ישיר ובלתי אמצעי,

 ·         הפצת מידע וידע בצורה מרוכזת,

 ·         חיסכון בזמן האיסוף של מידע וחוות דעת,

 ·         הגדלת מחויבות המשתתפים,

 ·         סיכום פתרונות ודרכי פעולה באופן אפקטיבי.

 

קיום מנגנון ישיבות טומן בחובו גם היבטים שליליים של גזילת זמן. ככלל, ועל-פי מחקרים שונים נראה כי רק 10%-50% מהזמן הכולל המוקדש למהלך ישיבה מהווה זמן אפקטיבי והשאר הינו זמן מבוזבז. יש לכך סיבות שונות:

 ·         קיום ישיבות בלתי מתוכננות ובלתי מוכנות כנדרש,

 ·         אי עמידה בזמנים,

 ·         חוסר האזנה לדוברים וחזרה על הנאמר,

 ·         אי התייחסות לנושא,

 ·         הקדשת זמן רב מידי לבעיות שגרתיות,

 ·         סיום הישיבה ללא מעבר על כל הנושאים שתוכננו,

 ·         אי-הגדרת יעדים ומטרות לביצוע ואי קביעת ישיבת המשך.

 

יש המתייחסים בעין ביקורתית לנושא דיונים, פגישות וועדות למיניהן אך ברור לכל כי מעת לעת נאלצים לקיים פעילות זו לצורך ביצוע פרויקט כלשהו. נראה כי אין דרך אחרת להגיע לתקשורת ולתיאום. יש בכוחן של פגישות אלה לחסוך או לבזבז זמן - בהתאם לצורה בה הן מתוכננות ונערכות.

בתחילה, יש להחליט אם אומנם נחוצה הפגישה, אלא אם כן מוגדרת מטרתה בדייקנות, אפשר ואין הפגישה נחוצה כלל. מטרת הפגישה וסוג הפגישה הן שתקבענה מי יהא נוכח בה ואילו נושאים יוכנסו לסדר היום.

 

קיימים סוגים שונים של פגישות:

 ·         פגישות רשמיות,

 ·         ישיבת גיבוש צוות,

 ·         ישיבות ביצועיות,

 ·         ישיבות דיווח, תיאום ובקרה (סטטוס, סקר וכו'),

 ·         דיוני בוקר,

 ·         פגישות בלתי רשמיות,

 ·         דיונים בעמידה (פגישות מסדרון).

 

לאחר שהתקבלה החלטה כי אכן יש צורך בפגישה, יש להגיע לכלל החלטה בדבר נושאים מתאימים לדיון והסדר בו יועלו.

את סדר היום יש להעביר לכל העתידים לקחת חלק בפגישה על-מנת שיוכלו להכין עצמם לקראתה. בעת הכנה זו, עליהם לאסוף עובדות הנוגעות לדיון. אם לא תמצאנה בידיהם עובדות, ינסו להחליף אותן בדעות בעת הדיון עצמו.

למען הצלחת פגישה חשוב להזמין אליה את כל אלו החייבים ליטול בה חלק, ולא יותר. מספר המשתתפים האופטימלי הנו בין ארבע לשבעה משתפים בכל ישיבה. הדרך המועדפת היא להגביל את מספר המשתתפים ועם זאת להבהיר כי תוצאות הפגישה תובאנה לידיעת כל המעוניינים.

כאשר מוקמת ועדה, יש למנות לה מספר מזערי של חברים קבועים. אחרים יש לזמן לקחת חלק בפגישות הוועדה כאשר מועלים בהן נושאים הנוגעים להם במיוחד.

אפשר לחסוך זמן רב על-ידי ביטול ועדות לאחר ששירתו את מטרותיהן. מדי שנה יש לבחון מחדש את הוועדות "הקבועות" על-מנת לקבוע אם אכן משרתות הן מטרה מועילה והאם כדאי להמשיך בהפעלתן. את משא ההוכחה יש להטיל על אלו הסבורים כי יש להמשיך בהפעלת הוועדה ולא על אלו הסבורים כי יש לבטלה.

לעיתים תדירות נוהגים לקיים פגישות רבות משתתפים בהנחה מוטעית כי הן חוסכות את זמנו של יושב הראש בלבד, ואילו זמנם של המשתתפים האחרים מבוזבז. פגישות אחדות ותכופות באותו עניין תהיינה חסכוניות יותר (מאשר פגישה מרובת משתתפים), כיוון שקבוצות קטנות מאפשרות החלפת מידע בחופשיות ואף ניתנות לשליטה ביתר קלות.

 

יושב הראש

שלב נוסף וקריטי, המהווה תנאי לפגישה מוצלחת ואפקטיבית, הינו קבלת החלטה וקביעת יושב ראש לפגישה. ניהול איכותי של פגישה תלוי במנהל הפגישה. יושב הראש צריך להיות בעל יכולת, אדם אשר שאר המשתתפים רוחשים לו כבוד, אדם אשר יוכל לסייע לקבוצה המתכנסת בהשגת מטרותיה. הכללים אשר ידריכו את היו"ר במהלך פגישה מפורטים במדריך זה בפרק ביצוע ישיבות.

להלן חלק מעיקרי ניהול הישיבה:

 ·         תכנון לוח זמנים,

 ·         התמקדות בנושא,

 ·         טיפול בחילוקי דעות,

 ·         מתן ביטוי לכל המשתתפים,

 ·         סיכום, הגדרת מטלות ולוח זמנים לביצוע (מעקב ובקרה),

 ·         מניעת הפרעות חיצוניות.

 

יש לזכור כי ניהול דיון הוא נושא חשוב ביותר להצלחת כל פרויקט.

בהקשר עם פתוח מערכות מידע יש לזכור כי:

 ·         חלק ניכר מהזמן של אנשי IT (כמו גם בעלי מקצוע ואנשי מנהל אחרים) מוקדש להשתתפות בדיונים ופגישות. קיימת חשיבות לניצול זמן זה ביעילות תוך מתן תשומת לב לסיכום דיונים ופגישות בתוצאות מעשיות ברורות (אפקטיביות).

 ·         רוב ההחלטות הקשורות בפרויקטים מתקבלות במהלך דיונים. גם חוסר החלטה או דיון המסתיים ללא החלטה ברורה - הם החלטות!

זימון ישיבות

שלב זימון ישיבה הנו שלב מקדמי לביצוע ישיבה והוא כולל בתוכו מספר החלטות ופעילויות. שלב זה בא לאחר שהתקבלה החלטה עקרונית בדבר נחיצות הדיון.

פעילויות והחלטות נדרשות

 ·         קביעת סוג הפגישה,

 ·         קביעת מטרות הפגישה,

 ·         קביעת יושב ראש ומשתתפים,

 ·         הכנות, קביעת מועד ופרסום סדר היום (פרסום זימון לפגישה).

סוג הפגישה

פגישות רשמיות

             ·         ישיבות גיבוש צוות,

             ·         ישיבות ביצועיות המנחות על ביצוע מוגדר של פעילות כלשהי,

             ·         ישיבות דיווח, תיאום ובקרה כגון ישיבות סטטוס וועדות היגוי בפרויקטים,

             ·         דיוני בוקר, תדריכים וכו'.

פגישות בלתי רשמיות

             ·         דיונים בעמידה ( בסוג זה אין צורך בזימון ).

הגדרת מטרות

להגדרת מטרות של ישיבה יש חשיבות מרובה. תפקיד הגדרת המטרות הוא להבהיר למשתתפים עוד בטרם הגיעו לפגישה, את המסגרת והכוונות של מזמני הפגישה. להלן אפשרויות שונות להגדרת מטרות ישיבות:

 

קביעת מטרה	מהות	התהליך המצופה
תכנון	בחינה ו/או הערכה	שימוש בידע וניסיון של הקבוצה
קבלת החלטות	פתרון בעיה	בניית שיתוף פעולה ומחויבות בהחלטות
יישום תכנית	מסירת מידע/הדרכה	השגת מעורבות ותמיכה

 

קביעת יושב ראש ומשתתפים

הצלחת ישיבה או כישלונה יכולים להיקבע עוד בטרם נערכה, וזאת באמצעות קביעת יושב ראש (יו"ר) הישיבה.

ניהול איכותי ואפקטיבי תלוי במנהל הפגישה. היו"ר צריך להיות בעל תכונות ויכולות כאלו אשר שאר המשתתפים רוחשים לו כבוד. הוא האדם אשר יתרום ויסייע לקידום הפגישה והדינמיקה המתרחשת תוך כדי ביצועה ויוביל את הקבוצה להשגת המטרות שנקבעו.

בנוסף ליו"ר, יש לקבוע מי הם משתתפי הפגישה. בחירת המשתתפים מבוססת על התרומה והאפקטיביות שלהם לדיון ולמטרות בהיבטים הבאים - מהו העניין, הידע והניסיון שלהם בהקשר למטרות הישיבה והשפעתם על היחסים הפנים קבוצתיים. להלן טבלת עזר לקביעת פרופיל המשתתפים:

 

קריטריונים	משתתף א'	משתתף ...
1. מהי מידת העניין שלהם בישיבה ?
2. מהו הידע והניסיון שלהם בנושאי הישיבה ?
3. מה תהיה תרומתם לישיבה ?
4. האם גישתם לישיבה חיובית או שלילית ואנטגוניסטית ?
5. האם נוכחותם גורמת לאחרים להסגר ?
6. האם הם פתוחים ?
7. האם יש להם דעות ואמונות קדומות ?
8. האם יש להם קונפליקטים אישיים או אחרים ?
9. האם הם שחקנים/דברנים יתר על המידה ?
10. האם יש להם נטיות שליליות אחרות ?
11. האם נוכחותם באמת הכרחית ?

 

הכנות סופיות

לאחר שנקבעו סוג הפגישה, הוגדרו מטרותיה והוחלט על יושב ראש ומשתתפים יש לבצע מספר פעילויות טכניות על מנת שהפגישה תצא לפועל.

א.       תאום מיקום - חדר דיונים העונה בתכולתו למספר המשתתפים המתוכנן,

ב.       בחינת אמצעים נדרשים - אמצעי עזר טכניים לקיום הישיבה,

ג.        פרסום מועד ומסגרת זמנים:

             ·         יום ומיקום,

             ·         זמן התחלה מתוכנן,

             ·         זמן סיום מתוכנן,

             ·         לוח זמנים למהלך הישיבה (נושאים וזמן המוקצה לכל נושא).

 

ד.       פרסום זימון

יש לפרסם זימון לפגישה. מטרת פרסום זימון הדיון היא לאפשר למכותבים להתכונן כראוי, לקבל מושג ברור על מה עומדים לדון, איזה מסמכים ותיעוד להביא לפגישה, לוודא מי צריך להיות נוכח וכו'.

פרסום זימון יבוצע בין שלושה לשבעה ימים לפני מועד הפגישה. במקרים חריגים בהם יש צורך בהכנות מיוחדות, יפורסם המצע עד שבועיים לפני המועד המתוכנן לפגישה. אין חובה לפרסם את מצגת הדיון כמצע לדיון.

יש לפרסם את:

 ·         יעדי הפגישה,

 ·         המטרות הספציפיות,

 ·         הכנות מוקדמות נדרשות ( דו"חות, מחקרים וכו'),

 ·         מסגרת זמנים ומיקום ( ראה תת סעיף קודם ),

 ·         יו"ר הפגישה ומשתתפיה,

 ·         קביעת אחריות להצגת הנושאים בפגישה.

ראה טופס לימוד ועבודה "זימון לדיון" בלשונית תוצרים בקיט זה.

 

ביצוע ישיבות

שלב ביצוע הישיבות הינו שלב בו מתכנסים המשתתפים המזומנים ודנים בנושאים שנקבעו. על מנהל הדיון מוטלת אחריות רבה לדאוג לכך שהדיון יהיה יעיל ואפקטיבי.

 

להלן מספר כללים לניהול ישיבות:

 ·         פתח את הישיבה בזמן שנקבע. אין ל"העניש" את אלה שהגיעו בזמן ולתת פרס לאלה שאיחרו.

 ·         היצמד לנושא והימנע מוויכוחים ללא צורך.

 ·         הימנע מחילוקי דעות. פשרה והשכנת שלום פוריות יותר ממחלוקות ופולמוס.

 ·         שמור על לוח זמנים, אין להרשות לדוברים בתחילת הישיבה לכלות יותר מן הזמן המוקצב להם, כיוון שעובדה זו תתנקם בדוברים הבאים אחריהם.

 ·         שמור על תרבות השיחה, רסן את המשתתף המנסה לדבר יותר מכולם. קרוב לוודאי כי אין זה האדם שלו מידע רב יותר או רעיונות טובים יותר (אל תחתוך וגם אל תאריך דברים).

 ·         הגבל את אורך הישיבה. כך יוכלו משתתפיה ליטול בה חלק פעיל מבלי לחשוש שמא הם מאריכים אותה. מקובל כי ישיבה אפקטיבית לא תארך יותר משעה וחצי עד שעתיים. ישיבה שהינה פחות מ- 30 דקות אינה מעשית.

 ·         כאשר מוצג מידע למשתתפי הישיבה על ידי הגורם האחראי להצגת הנושאים, אין צורך להקריא למשתתפים את המידע המוצג. מידע זה פורסם כמצע לישיבה. ישנה חשיבות להצגת מידע המהווה ערך מוסף, בנוסף על המצע שפורסם.

 ·         פתח את הישיבה וסיים אותה בצורה של מומנט חיובי.

 ·         על כל משתתף מוטלת אחריות להתרכז במה שהוא רוצה לצאת איתו מהדיון ולא בנושאים צדדיים.

 ·         יש לרשום תיעוד כלשהו לפגישה. הדבר יכול להיעשות ע"י פרוטוקול, סיכום פגישה וכו'.

 ·         רישום פרוטוקול יעשה רק בפגישות שהוראות או נהלי הארגון מחייבים זאת.

 ·         יש להקדיש את 5 הדקות האחרונות להקראת סיכום עיקרי הדיון.

 

 

במהלך הישיבה עלולים להתרחש אירועים המהווים גזלני זמן:

 ·         אי עמידה בזמנים שנקבעו,

 ·         אי האזנה לדוברים וחזרה על הנאמר,

 ·         אי התייחסות לנושא,

 ·         הקדשת זמן רב מידי לבעיות שגרתיות,

 ·         סיים ישיבה בזמן ולא לפי הספק/אי-הספק המעבר על הנושאים,

 ·         אי הגדרת יעדים לביצוע ו/או אי קביעת ישיבת המשך.

סיכום ישיבות

סיכום דיון/ישיבה הינו מסמך תיעוד המהווה רשומת איכות ומטרתו לסכם את שנאמר ע"י משתתפי הפגישה וסוכם בדיון ע"י יו"ר הפגישה. סיכום דיון איננו פרוטוקול.

סיכום דיון יכיל את המרכיבים הבאים:

א.       מידע כללי

             ·         נושא הדיון המסוכם,

             ·         בראשות מי נערך/יו"ר הדיון,

             ·         מתי נערך,

             ·         רשימת משתתפים.

ב.       מטרות ויעדי הפגישה

            ·        עקרי מהלך הפגישה - תאור תמציתי של דעות  והתייחסות המשתתפים (מרכיב רשות)

ג.        סיכום

             ·         מדיניות והחלטות,

             ·         מטלות/החלטות ביצועיות.

 

בסיכום החלטות ביצועיות יש לפרט את:

 ·         מהות ההחלטה,

 ·         פירוט המשימה,

 ·         באחריות מי לבצעה,

 ·        לו"ז להשלמת המשימה.

בסיכום החלטות שאינן משימה, יש לציין מי הגורם האחראי/שהחליט (ברירת המחדל הינה הפורום שנכח בדיון) וכן את תאריך/מועד תחולת ההחלטה (ברירת המחדל הינו תאריך ביצוע הדיון).

ראה טופס לימוד ועבודה "סיכום דיון" בלשונית תוצרים בקיט זה.

 

סקרים

סקר (Review) הוא פעולת אבטחת איכות מרכזית ואמצעי חשוב ביותר לאימות שלמות המערכת, איכותה והוכחת תקפותה וכן לבקרה על התקדמות פרויקט ועמידתו בלוחות זמנים, תכולות ומשאבים. פעילות הסקר מתבצעת לאורך חיי הפרויקט, בעיקר סביב אבני דרך ותוצרי ביניים, והיא כוללת סקירה מעמיקה הן של מחזור החיים: ביצוע מול תכנון של תכניות העבודה והפעילויות; והן של עץ המערכת: בדיקת הרכיבים השונים לפי מאפייניהם.

מכוון שתהליך ביצוע הסקר הנו בעל חשיבות מקצועית גבוהה בתהליך פיתוח מערכות מידע, מטופל נושא זה בקיט ייחודי "סקרים - Reviews" בכרך איכות.

בקיט סקרים, קיימת התמקדות בהיבטים הפרויקטליים המהותיים ובשאלת ה- מה:

 ·         מה מכיל סקר,

 ·         תאור תכולות הסקר,

 ·         סוגי סקר,

 ·         מועדים לעריכת סקר,

 ·         התייחסות למחזור חיים ועץ מערכת.

למרות זאת, ובראיה הכוללת הארגונית של עריכת סקר, זהה ביצוע התהליך הניהולי של סקר לביצוע תהליכי עריכת דיונים גם של דיונים מסוגים אחרים.

בפרק זה מתוארים ההיבטים הניהוליים בלבד של עריכת סקר, היבטים העונים לשאלת ה- איך.

התהליך הניהולי של הסקר פירושו הקפדה על הנושאים הבאים:

 ·         קביעת המשתתפים,

 ·         קביעת הנושאים והכנות אחרות,

 ·         זימון הסקר,

 ·         ניהול הסקר,

 ·         סיכום ומעקב.

קביעת המשתתפים

פרמטר ראשון בהגדרת המשתתפים הנו קבלת החלטה וקביעת סוג הפורום:

 ·         ועדת היגוי,

 ·         מנהלת הפרויקט,

 ·         צוות מקצועי,

 ·         צוותי משתמשים.

 

פרמטר שני שמשפיע על קביעת המשתתפים הוא סוג הסקר:

 ·         סקירה ומצגת,

 ·         דיון וקבלת החלטות.

 

שאר הפרמטרים הקובעים את אופיו של הסקר ותכניו יכולים להשפיע גם הם. אין צורך לכנס תמיד "את כל הצוות" בכל סקר ואין לשחק משחקי כבוד. עם זאת, יש להקפיד  שבכל סקר ישתתפו נציגים מרכזיים של הצוות המקצועי ומומחה היישום (המשתמש העיקרי - הלקוח). רצוי לצרף לסקר גם חלק מהצוות המנהלי ומשתמשים נוספים בהתאם לנושאים הנדונים. בסקרים מרכזיים (אבני דרך בפרויקט) חייב להשתתף מנהל הפרויקט ויו"ר ועדת ההיגוי.

חובה לקבוע מנחה לסקר ורושם סיכומים והחלטות. פעולה זו באה לידי ביטוי בזימון הסקר להלן.

קביעת הנושאים והכנות אחרות

יש להגדיר מראש את הנושאים לסקר, לקבוע חלוקת זמן טנטטיבית ביניהם ולחלק חומר רקע, כולל סיכומי סקרים קודמים וכו'. עם זאת, יש להיות מוכנים לתרחיש של "גלישה" והרחבת הדיון. לכן, ובמידת האפשר יש לקבוע מדדים לגלישות כאלה והחלטה כיצד לנהוג. פעולות הכנה אלה תבואנה לידי ביטוי בזימון הסקר.

זימון הסקר

יש לפרסם זימון מראש, למשתתפים הרלוונטיים, כולל סדר יום ברור (רשימת נושאים), מקום, מועד, משכי זמן לכל נושא וכו'. ראה פרק  זימון ישיבות לעיל. טפסי זימון וסיכום דיון יכולים לשמש גם לזימון ולסיכום סקרים.

ניהול הסקר

לשם ניהול מוצלח ופורה של סקר (כמו כל דיון אחר), חשוב להקפיד על הנקודות הבאות:

 ·         מקום מתאים - קיום הסקר במקום מתאים לקיום דיונים (לא במשרד קטן או באולם הרצאות גדול),

 ·         סביב שולחן המאפשר פריסת חומר וכתיבה נוחה,

 ·         עזרים - לוח שניתן להקרין ולכתוב עליו ועזרים נוספים כגון; מקרן שקפים, מחשב ומקרן, ניירות טיוטה וכו',

 ·         יושב ראש - קביעת יושב ראש להנחיית הסקר,

 ·         רשם -  קביעת רשם לדיון שמתפקידו לכתוב סיכום דיון (לא פרוטוקול!),

 ·         סבבי התייחסות ותרבות דיבור,

 ·         סבבים המאפשרים לכל אחד להתבטא,

 ·         מינימום קריאות ביניים. רישום הערות בכתב,

 ·         המדבר/המתייחס -  אין להאריך בסקירות רחבות,

 ·         המאזינים - אין להיכנס לדברי המדבר,

 ·         התרכזות בעיקר - לא לגלוש לנושאים צדדיים. אם במהלך הסקר מתעוררים נושאים כאלה והם אכן חשובים, יש להקפיד שהרשם יציינם ובסיכום הסקר יוחלט כיצד לטפל בהם (העברה לסקר הבא?),

 ·         ניהול זמן -  מעקב אחרי השעון. הקפדה על מסגרת הזמן שנקבעה לפגישה,

 ·         סיום - הקראת עיקרי סיכום הסקר, החלטות, מדיניות ומטלות מוגדרות תוך פרוט גורם אחראי ולו"ז מתוכנן להשלמת ביצוע המטלות.

סיכום ומעקב

תוצאות הסקר יסוכמו בטופס סיכום דיון ויתויקו בתיק המערכת או בתת התיקייה המתאימה בתיקיית הפרויקט (המלצת מפת"ח – תיקיית ניהול ומנהלה, תת-תיקייה סקרים).

באחריות מנהל הפרויקט לרשום את המידע שהתקבל בסקרים ברשומות האיכות של הפרויקט ולנהל בקרת ביצוע ומעקב אחר המטלות שסוכמו ולדווח ביצוען מעת לעת בהתאם לנדרש.

סיכום - כללים להשגת יותר מפגישות

לסיכום, מקובצים בפרק זה מספר כללים, עקרונות וטכניקות להשיג יותר מפגישות ע"י הגבלת הזמן המבוזבז, בראיית המנהל את נחיצותו, בהקשר הפגישות והישיבות.

לפני הישיבה

א.       בחן אלטרנטיבות לקיום פגישות:

             ·         שיחת ועידה באמצעים ממוכנים יכולה להחליף התכנסות ישיבה,

             ·         דחה את הפגישה למועד אחר במידה ואינה נחוצה כעת,

             ·         בטל את הפגישה ושאל את עצמך האם קיום הישיבה באמת הכרחי,

             ·         שלח נציג, זה נותן לו ניסיון וחוסך לך, המנהל, זמן.

ב.       הגבל את נוכחותך. היה נוכח רק בזמן שתרומתך הכרחית ונחוצה.

ג.        הגבל את כמות המשתתפים למינימום נידרש ולא למקסימום האפשרי. רק הגורמים החייבים להיות, שיהיו נוכחים.

ד.       בחר זמן מתאים לעריכת הישיבה, בחירת הזמן מחייבת את זמינות האנשים וזמינות המידע ההכרחיים לפגישה. קבע את הפגישה לפני ארוחת צהרים או לפני התחייבות אחרת. הדבר יחייב עמידה בלוח הזמנים שנקבע.

ה.      בחר מקום מתאים שיהיה נגיש, זמין ובעל אמצעים נחוצים לביצוע הישיבה.

ו.         הגדר לך באופן ברור את מטרת הישיבה בטרם תחליט על זימונה.

ז.        קבע לוח זמנים לנושאים שידונו בפגישה. הדבר מסייע למשתתפים להכין עצמם לפגישה.

ח.      חשב את העלות הצפויה של הפגישה לפי דקות עלות ע"י - חיבור כל המשכורות לדקה והוספת כ- 35% הערכת נושאים שוליים שיעלו בפגישה. חשב מהי העלות והמשמעות של איחור בהתחלת הפגישה ומהי העלות לכל נושא ספציפי בלו"ז הפגישה.

ט.      הגבל את הפגישה ואת הנושאים שעל סדר היום. תכנן זמן כולל לפגישה וזמן לכל נושא לפי חשיבותו היחסית.

במהלך הישיבה

א.       התחל את הישיבה בזמן, הקפד מאוד על נושא זה.

ב.       יש למנות מישהו שיהיה אחראי על ניהול הזמן במהלך הישיבה, באחריותו להקפיד על הקצאת הזמן עבור כל נושא ונושא בהתאם לתכנון.

ג.        קיים דיון בעמידה עם אורחים בלתי קרואים המוגדרים כמזדמנים וגזלני זמן.

ד.       התחל ישיבה במעבר על סדר היום המתוכנן. הצמד לסדר יום זה והגדר בפני משתתפי הפגישה, בתחילתה, את המטרה שלשמה כונסה הפגישה.

ה.      שלוט בהפרעות חיצוניות, אפשר הפרעות רק במקרה חירום שמהותו תוגדר על ידך.

ו.         פעל להשגת מטרתך בישיבה בהתאם לתכנון ויעוד הפגישה - לדון בבעיה? ליצור אלטרנטיביות? להגיע להחלטה ב…, לעדכן? להודיע? לתאם? לגבש מדיניות?

ז.        חשוב על המסקנות הסופיות והדרך להבטחת הסכמה רחבה בין משתתפי הפגישה תוך מתן חיזוקים חיוביים או תזכורות בהתאם לנדרש.

ח.      סיים את הישיבה בזמן שתוכנן. הצמד ללוחות הזמנים שהוגדרו. על מנת להשיג זאת , מקם את הנושא החשוב ביותר בתחילת סדר הדיון, והדבר יבטיח שהנושאים הפחות חשובים לא בהכרח ידונו.

ט.      הכן לעיתים דף בדיקה להערכת אפקטיביות הישיבה. שאלות הערכת הישיבה ימולאו ע"י כל אחד מהמשתתפים לפני פיזור הישיבה. ראה גלופת לימוד ועבודה בנושא.

י.         מילוי דפי הערכה יהיה אנונימי והם מיועדים ליו"ר הישיבה. יו"ר הישיבה נדרש לבודקם בסמיכות לסיום הישיבה.

 

לאחר סיום הישיבה

א.       מומלץ כי סיכום הישיבה יופץ תוך 36 שעות במידת האפשר ולכל היותר תוך 48 שעות מסיומה.

ב.       הקפד כי סיכום הישיבה כתוב היטב, מוגדרים בו המדיניות, המטלות ולו"ז לביצוע. סיכום איכותי עשוי לצמצם את הצורך בזימון המשתתפים שתרומתם לישיבה נמוכה.

ג.        נהל מעקב יעיל אחר ביצוע המטלות, הבטח כי מדווחים דו"חות התקדמות והמטלות מבוצעות כנדרש.

ד.       מטלות שלא הושלמו ו/או לא בוצעו יעלו בסדר היום של הפגישה הבאה.

ה.      הכן רשימת כל התוצרים הנדרשים/רצויים ובחן מימושם. במידה ולא מומשו, יש לקבל החלטה על מועד עתידי לקבלתם. מרשימת המטלות יש להסיר את המטלות שבוצעו.