תכנית אב למחשוב

מבוא - הסבר כללי

תכנון אסטרטגי של צרכי המידע בארגון (או בשמו האחר, תכנית אב למחשוב) הוא פעילות תכנון מרכזית של כלל המחשוב בארגון, הנערכת אחת לתקופה מסוימת (3-5 שנים), ומטרתו לתת לארגון מבט כולל וארוך טווח על המחשוב הנחוץ לו.

יש הרוצים לחדד את ההבחנה בין שני המושגים – תכנון אסטרטגי ותכנית אב, בכך שתכנון אסטרטגי הוא הפרויקט (המהלך), בעוד שתכנית אב היא התוצר - הדו"ח המסכם המתווה תכנית פעולה. להלן לא נבחין ביניהם ואף נשתמש לעתים במונח המקוצר תכנית אסטרטגית.

תכנית אב למחשוב היא למעשה תכנית עבודה רב-שנתית, ממנה נגזרות תכניות העבודה השנתיות (ומשם הפרויקטים). יש, אפוא, קשר ברור בין קיט זה לבין הקיט העוסק בתכנית עבודה שנתית, בפרט החלק הדן בתקציב הפיתוח שם, שהוא רב שנתי מטבעו. במפת"ח אין שיטה מחייבת כיצד ומתי לבצע תכנית אב, כפי שיש לגבי תכנית עבודה שנתית (בממשלה). מפת"ח אמנם מציע שיטה משלו לנושא, אך הוא מאפשר גם שימוש בכל שיטה מסודרת אחרת, חלקן מוזכרות להלן. אבן הבוחן היא התוצרים. כל שיטה שתיבחר חייבת לספק תוצרים ברורים ומוגדרים שיאפשרו גזירה פשוטה של תכניות עבודה שנתיות והמשך ישיר לשלב המתאים במחזור החיים של המערכות שמומלצות לביצוע.

חלק מרכזי במדריך זה מוקדש איפוא להגדרה של התוצרים שיש לצפות מתכנית אב, אם וכאשר הארגון יחליט לבצע מהלך כזה. תוצרים אלה יאפשרו, כאמור, גזירה פשוטה של תכניות עבודה שנתיות (ומהן הפרויקטים המתאימים) ויתנו מענה לשאלות המרכזיות שעליהן צריך התכנון האסטרטגי לענות.

תכנון אסטרטגי צריך לתת מענה לשאלות הבאות, בתחומים הבאים:

 ·         קשר ליעדי הארגון ולתחומים העסקיים

 ·         מידע ותהליכים

 ·         מערכות מידע

 ·         תשתיות IT

 ·         התארגנות כללית

קשר ליעדי הארגון ולתחומים העסקיים

השאלות הנשאלות בתחום זה, הן:

1.       מהם התחומים והתהליכים העסקיים (מטרות עסקיות, יעדים וכו') המרכזיים בארגון?

2.       אלו מתחומים ותהליכים אלה הם מועמדים למחשוב (תקשוב), בשל אחת או יותר מהסיבות הבאות:

             ·         יש כורח לוגיסטי/טכני למחשוב תחומים אלה

             ·         יש כורח כלכלי/תחרותי למחשב תחומים אלה (מה עושים המתחרים שלנו)

             ·         בלי לערוך חקר ישימות מעמיק, סביר שמחשוב יכול לסייע להם באופן משמעותי?

             ·         יש בשוק פתרונות סבירים (חבילות חומרה/תוכנה) שהוכיחו את עצמם והסיכון ביישומם אינו גבוה.

             ·         תקשוב הוא לא רק פתרון סביר בתחומים אלה, אלא פתרון בעל יחס עלות/תועלת טוב וניתן לאמוד את החזר ההשקעה באופן ברור.

 

מידע ותהליכים

השאלות הנשאלות בתחום זה, הן:

 ·         מהם תהליכי העבודה (פעילויות, פונקציות) המרכזיים המתבצעים בארגון?

 ·         מהם מרכזי המידע של הארגון?

 ·         אלו ישויות-מידע מרכזיות מאפיינות את הארגון?

 ·         אלו קשרי מידע (ממשקים) פנימיים קיימים בין התחומים הראשיים בארגון.

 ·         אלו קשרי מידע (ממשקים) חיצוניים מקיים הארגון עם ארגונים אחרים.

 ·         בכל הנ"ל: הפרדה בין תהליכים\מידע\ישויות וממשקים גלובליים ומקומיים.

מערכות מידע

השאלות הנשאלות בתחום זה, הן:

 ·         אלו מערכות מידע צריך הארגון? באלו תחומים עסקיים?

 ·         באיזה סדר עדיפות אפשר וצריך לבנותן?

 ·         מה טיב הקשרים והתלות בין המערכות וכיצד משפיע הדבר על אופן מימושן?

 ·         אלו מערכות מידע תפותחנה באופן עצמאי ואלו מוכלות במערכת מידע אחרת (כתת-מערכת)?

 ·         אלו מערכות יבוזרו ואלו יופעלו בשיטה ריכוזית?

 ·         אלו מערכות הן אינטרנטיות במהותן והארגון מעוניין בפתיחתן לציבור באמצעות הרשת?

 ·         אלו מערכות הן חלק מליבת העסקים Core business של הארגון ואלו ניתן להוציא החוצה בשיטות Outsourcing למיניהן?

תשתיות IT

השאלות הנשאלות בתחום זה, הן:

 ·         אלו מערכות תשתית נחוצות על מנת להפעיל את מערכות המידע לאורך זמן ביעילות ובכלכליות?

 ·         באיזה סדר עדיפות אפשר וצריך לבנותן?

 ·         אלו סוגי טכנולוגיות בסיסיות יש לאמץ ולהנחיל בארגון?

 ·         מה טיב הקשרים והתלות בין התשתיות וכיצד משפיע הדבר על אופן מימושן?

 ·         אלו תשתיות הן חלק מליבת העסקים Core business של הארגון ואלו ניתן להוציא החוצה בשיטות Outsourcing למיניהן?

 

התארגנות כללית

השאלות הנשאלות בתחום זה, הן:

1.      איזו התארגנות כללית נחוצה על מנת לממש את מערכות התשתית ומערכות המידע הנ"ל?

             ·         תשתית כללית

             ·         כ"א

             ·         מבנה ארגוני

2.      באלו השלכות או"ש, משאבי אנוש וכו' כרוכה התארגנות זו?

3.      מהו אופק הזמן הכללי שנראה סביר למימוש התכנית:

             ·         תאריך התחלה

             ·         אבני דרך

             ·         תאריך סיום (מועד לחידוש ורענון התכנית האסטרטגית)

             ·         מה היקף המשאבים הכולל החזוי? האם ניתן לגלגל אותו בתוכניות העבודה השנתיות הצפויות באופק הזמן או שנדרש תקציב מיוחד? 

מפת"ח מציע שיטה ברורה לעריכת תכנית אב למחשוב ועם זאת הוא פתוח ומאפשר שימוש גם בשיטות ומתודולוגיות אחרות. אין גישה אחת לביצוע תכנון אסטרטגי. כל שיטה שתגיע למטרה באופק זמן ובעלות סבירה (הן של התכנון והן של הביצוע) - מקובלת. דווקא בשל כך, חשוב לשוב ולקרוא בעיון את השאלות הנ"ל. כל שיטה לביצוע תכנון אסטרטגי חייבת לספק תשובות ברורות ומתועדות באופן תמציתי וקריא לשאלות אלה. יש להיזהר מכך שהתשובות לסעיפים לעיל, לא תהיינה כבר האפיון של מערכות המידע והתשתית של הארגון. יש להימנע מהיסחפות מצד אחד ומכלליות מצד שני. לא לגלוש לניתוח מערכות ותכנון תשתיות מצד אחד ולא להישאר ברמת-על שקשה לממשה מצד שני.

 

תכנון אסטרטגי עסקי כולל לארגון

קיט זה מתמקד בתכנון אסטרטגי של המחשוב. ברור שיש קשר אמיץ בין תכנון אסטרטגי למחשוב ומידע לבין תכנון אסטרטגי עסקי כולל של הארגון. בדרך כלל הראשון נובע מהשני. קשה לבצע תכנון אסטרטגי למחשוב, בלי תכנון-על לארגון כולו. אם אין תכנון עסקי כולל, צריך שלפחות תהיה הגדרה מוסכמת של מבנה הארגון ומטרותיו (העסקיות). הבעיה היא, שלעתים קרובות, אין אפילו הגדרה כזו והתכנון האסטרטגי העסקי הכולל מתבצע דרך התכנון האסטרטגי של המחשוב. טכנית, גישה זו לא בהכרח פסולה, כי אמנם דרך המחשוב והמידע צריך ואפשר לראות את הארגון כולו. "אמור איזה מידע אתה צריך - אמרת מהם מטרותיך ויעדיך". אך עקרונית, אין זו גישה רצויה מלכתחילה, כי אין זה מתפקידם (והכשרתם) של אנשי IT להגדיר את יעדי הארגון ואת מטרותיו העסקיות. פתרון חלקי הוא ע"י תגבור הצוות העוסק בתכנון האסטרטגי של IT במומחי יישום חזקים המייצגים את יחידות הארגון והפונקציות המרכזיות בו.

תפקיד הצוות המבצע את התכנון האסטרטגי למחשוב להביא נושא זה למודעות הנהלת הארגון אשר תצטרך לקבל החלטה ברורה בנידון:

 ·         לעכב את התכנון האסטרטגי למחשוב עד לאחר ביצוע תכנון עסקי כולל,

 ·         לתת מנדט רחב יותר לתכנון האסטרטגי למחשוב ולתגבר את הצוות בהתאם,

 ·         לבצע את שניהם במהלך משולב.

 

במגזר הממשלתי הבעיה חריפה פחות, משום שיעדי המשרדים ויחידות הממשלה השונות אינם משתנים בתדירות גבוהה והם יציבים לאורך זמן. ברם, גם בממשלה, לפני ביצוע תכנון אסטרטגי למחשוב ומידע, חשוב לקבל מהדרג הניהולי הבכיר (הנהלת המשרד), מסמך מטרות ויעדים (מסמך מדיניות) של המשרד.

גישה חופשית - דרישות חובה

כאמור לעיל, במפת"ח אין גישה אחת מחייבת לביצוע תכנון אסטרטגי (תכנית אב). להלן מתוארות אמנם שתי גישות מומלצות וכן הפניה לספרות המקצועית שם מתוארות שיטות נוספות. ועם זאת, כל שיטה לביצוע תכנון אסטרטגי שהוכיחה עצמה בפרויקטים דומים בעבר ואשר נותנת מענה לדרישות הבסיסיות המוגדרות בקיט זה (ושהיא עצמה מבוצעת באופק זמן ובעלויות סבירים)  - מקובלת.

כל שיטה שתיבחר חייבת לענות על דרישות החובה הבאות:

 ·         ניהול התכנון האסטרטגי כפרויקט מסודר לכל דבר.

 ·         תכולת הפלט: מבנה הדו"ח המסכם של התכנון האסטרטגי יענה על השאלות שהוצגו בסעיף מבוא - הסבר כללי לעיל ויכיל תכני מינימום המפורטים להלן.

 

התארגנות וניהול הפרויקט

תכנון אסטרטגי הוא פרויקט לכל דבר ויש להתארגן אליו בהתאם:

1.       לכתוב מסמך ייזום לפרויקט!

2.       לוודא שהוא מופיע בתכנית העבודה השנתית (סעיף 1.5 במסמך הייזום)

3.      לבחור את הצוותים המתאימים (רכיב 4.1 במסמך הייזום):

             ·         צוות מנהלי - ועדת היגוי עליונה למחשוב של הארגון, ראה הגדרות בקיט מודל מפת"ח בכרך יסודות.

             ·         צוות מקצועי שיבצע את התכנון האסטרטגי.  במקרים רבים צוות זה הוא גורם חיצוני שיש לבחור אותו בהליך מסודר של מכרז והתקשרות.

4.       להכין תכנית עבודה ברורה (לו"ז, אבני דרך וכו')

5.      לסכם את הגישה (שיטה), הכלים ומבנה המסמך המסכם.

6.       לאתר את מקורות המידע בארגון ולבנות מתווה שת"פ וזרימת מידע.

7.       לעקוב אחר הביצוע.

בחירת יועץ

תכנון אסטרטגי דומה, מבחינות רבות, לשלב האפיון. בתכנון אסטרטגי, כמו באפיון, יש צורך, לעתים קרובות, להיעזר בייעוץ חיצוני. ראה קיט אפיון בכרך יסודות\מחזור חיים. ראה בפרט סעיף בחירת גורם חיצוני לביצוע האפיון שם. באופן דומה יש לבחור את היועץ לתכנון האסטרטגי. הצעת היועץ תכיל, בנוסף להצעה הכספית, גם את פירוט יכולתו וניסיונו, תכנית עבודה, כלים שבעזרתם יבוצע התכנון האסטרטגי ותיאור הגישה/שיטה  שהוא מציע לעריכת התכנון האסטרטגי. ההחלטה הסופית באיזו גישה לבחור, תקבע בינו ובין הארגון.

 

תכולת הדו"ח המסכם

המבנה המדויק של הפלט - הדו"ח המסכם של התכנון האסטרטגי - הוא חופשי, כנובע מהגישה החופשית לתהליך כולו. עם זאת, דו"ח זה יענה (לפחות) על השאלות שהוצגו בסעיף המבוא לעיל ויכיל, במבנה זה או אחר, את התכנים הבאים:

1.       תמצית מנהלים - תקציר של 5-10 עמודים.

2.       ארכיטקטורה ותפיסה מחשובית כוללת,

3.      מידע ותהליכים (כולל ישויות מידע וממשקים):

             ·         גלובליים – חוצי ארגון

             ·         מקומיים

4.       הגדרת מערכות המידע הנחוצות, כולל דירוג לפי מאפיינים שונים,

5.       הגדרת מערכות התשתית הנחוצות לקידום מערכות המידע,

6.       דרישות התארגנות כלליות,

7.       תכנית עבודה - לו"ז ומשאבים.

 

דגש מרכזי הוא על סעיפים 4 ו- 5, היינו, על מערכות מידע ותשתית (פרויקטים) שמומלץ לבנותן. זה התוצר העיקרי. 

הסבר כללי של חלוקת IT למערכות מידע ולתשתיות, כולל הגדרות מדויקות, סימולים וטבלאות מוכנות, נמצא בקיט תכנית עבודה שנתית בכרך ניהול\ניהול הארגון . מומלץ מאד לעיין שם לפני המשך הקריאה במדריך זה. הגישה הבסיסית של מפת"ח, אשר צריכה לבוא לידי ביטוי במיוחד בתכנון אסטרטגי, היא:

 

שיטת מפת"ח

בתכנון אסטרטגי בשיטת מפת"ח משמש עץ המערכת תפקיד כפול:

 ·         לניהול הפרויקט

 ·         לתוצר הראשי: מסמך תכנית האב.

 

השימוש בעץ המערכת עבור ניהול הפרויקט עצמו הוסבר בסעיף התארגנות וניהול הפרויקט לעיל. עם תחילת הפרויקט כותבים מסמך ייזום אשר הולך ומתעבה במהלך ביצוע התכנון האסטרטגי. רכיבי עץ המערכת משמשים את הפרויקט:

1.       יעדים - יעדי התכנון האסטרטגי עצמו (הפרויקט).

2.       יישום – היישומים הנסקרים

3.       טכנולוגיה – הטכנולוגיה הנסקרת, הטכנולוגיה המשמשת את הפרויקט

4.       מימוש – תכנית העבודה - ביצוע התכנון האסטרטגי עצמו

5.       עלות – עלות התכנון האסטרטגי.

 

השימוש בעץ המערכת לתוצר של התכנון האסטרטגי, היינו למסמך הראשי של תכנית האב, מוסבר להלן. עץ המערכת האוניברסלי (ראה גלופת לימוד ועבודה בקיט עץ מערכת אוניברסלי) המשמש למערכת ממוחשבת – מידע או תשתית – משמש כאן את הארגון כולו: את מכלול מערכות המידע והתשתית של הארגון. התוצאה המתקבלת היא עץ מערכת כולל לארגון (להלן עץ מערכת לארגון).

 

עץ מערכת לארגון

עץ מערכת לארגון הוא התוצר הראשי של תכנון אסטרטגי של המחשוב. תוצר זה בנוי באופן הבא:

1.       יעדים - יעדי המחשוב של הארגון: התחומים העסקיים שהמחשוב משרת, עלות\תועלתם, סיכונים, מומחי יישום וכו'

2.       יישום – היישומים (מערכות המידע) המרכזיים שהתכנון האסטרטגי איתר ואשר מומלצים לקידום\מימוש באופק הזמן שמומלץ למימוש תכנית האב

3.       טכנולוגיה

4.       מימוש - מימוש תכנית האב (אחרי הגשת הדו"ח)

5.       עלות – עלות מימוש תכנית האב.

 

גלופות הלימוד והעבודה המצורפות לקיט זה מכילות תיאור (חלקי) של עץ מערכת לארגון. עץ המערכת המלא יושלם בתכנון האסטרטגי המסוים. שים לב שרכיבים מסוימים משנים את שמם לעומת עץ המערכת האוניברסלי.

 

יתרונות השיטה

היתרון העיקרי של גישה זו הוא שהיא חוסכת משאבים רבים בכתיבת מסמכי הייזום של מערכות המידע והתשתיות (הנדרשים כחלק מהתכנון האסטרטגי) ומה שחשוב יותר, היא חוסכת משאבים ופתיחת נושאים מחדש במעבר מהתכנון האסטרטגי לעבודה המעשית. סעיפים רבים במסמכי הייזום נגזרים ישירות מעץ המערכת לארגון. עצם החלוקה למערכות מידע ולתשתיות נעזרת בעץ מערכת לארגון זה. מערכות מידע נגזרות מרכיב 2.3. מערכות תשתית נגזרות מכל רכיב גלובלי שהגדרתו היא כלל-ארגונית (בעיקר רכיבי טכנולוגיה, אך לא רק הם).

גזירה זו איננה חד-כיוונית בשיטת top-down מהתכנון האסטרטגי למערכות הממומשות. יש כאן אינטראקציה דו-צדדית בין עץ המערכת לארגון לבין עצי המערכת של המערכות הבדידות (מסמכי הייזום) וסביר שהתהליך המלא יהיה כדלהלן:

1.       לימוד המערכות הקיימות (האם יש להן עץ מערכת?)

2.       כתיבת טיוטה ראשונה של עץ המערכת הארגוני

3.       ביצוע ייזום לכל אחת ממערכות המידע והתשתית שבטיוטה:

             ·         מערכות מידע, מרכיבים 2.1, 2.2 ובעיקר 2.3.

             ·         מערכות תשתית, מכל רכיב גלובלי ובעיקר רכיבי טכנולוגיה X.3

4.       השוואת מסמכי הייזום: יש רכיבים משותפים? יש תלויות וקשרי מידע?

             ·         השוואה בין מערכות מידע

             ·         השוואה בין תשתיות

             ·         השוואה בין מערכות מידע לתשתיות

5.       תיקון עץ המערכת לארגון

6.       גיבוש מערכות המידע

7.       גיבוש התשתית

8.       בניית תכנית העבודה הכוללת

9.       אינטראקציה משולשת בין מסמכי המערכות השונים, תכנית האב (עץ המערכת הארגוני) ותכניות העבודה השנתיות.

 

אינטראקציה זו מחדדת, כבר בשלב התכנון האסטרטגי, את האבחנה בין רכיבים גלובליים (ברמת הארגון כולו) לבין רכיבי מקומיים (ברמת המערכת הבודדת) וכן את עצם החלוקה למערכות. ההשקעה בתכנון האסטרטגי תחזיר את עצמה בשלב בניית המערכות הן ע"י קיצור תהליך הפיתוח והן ע"י מניעת מערכות לא-נחוצות.

 

תכנית עבודה שנתית מתגלגלת

בגישה זו, תכנון אסטרטגי הוא במבנה של תכנית העבודה השנתית, תוך הקפדה נוספת על ראייה רב-שנתית (גם במערכות שבתחזוקה) ותוך גלגול התכנית השנתית משנה לשנה, היינו, הקפדה על עדכונה השוטף. גישה זו נכונה במיוחד בארגונים בהם יש דינמיקה מתמדת וצפוי שיחולו שינויים בארגון עצמו בעתיד הקרוב. גישה זו נכונה פחות לארגונים המבקשים לבחון תפיסה כוללת חדשה השונה מהתפיסה הקיימת ומוכנים לבצע תפנית משמעותית.

בהקשר עם גישה זו ראה קיט תכנית עבודה שנתית - תע"ש, בכרך ניהול\ניהול הארגון, בפרט החלק הדן במערכות בפיתוח שם. 

אבטחת איכות

באבטחת איכות של פרויקט תכנית אב למחשוב (תכנון אסטרטגי) יש לשים לב לנקודות הבאות:

 ·         השיטה שנבחרה: נימוקים, צידוק טכנולוגי וכלכלי

 ·         הסתייעות בגורם חיצוני: נימוקים, צידוק טכנולוגי וכלכלי

 ·         שימוש בכלים ממוחשבים

 ·         המשכיות לתכנית העבודה השנתית

 ·         המשכיות לפרויקטים

 ·         מצגות ותמציות מנהלים: האם סוכם מבנה מראש?

 ·         צוות ניהולי מלווה: מידת מעורבות:

 ·         הנהלת המחשוב

 ·         הנהלת הארגון

 ·         ראשי אגפים ומחלקות מובילים בארגון

 ·         היקף וטיב המנדט שניתן לצוות המבצע: כתב אמנה? מסמך ייזום?

 ·         לקחים מתכניות אב קודמות

 ·         המדיה בה יוגשו הממצאים\תוצרים: נייר מודפס? אחר?

 ·         ממצאי ביניים ואבני דרך: מועדים, תוצרים

 ·         האם נבחנה אלטרנטיבה לתכנית האב?

 ·         איך מתפקדת תכנית העבודה השנתית השוטפת?