ניהול יחידת המחשב

כללי – מבוא

הגדרה

יחידת מערכות מידע (IT - Information Technology) הוא שם כולל ליחידה (אגף, מחלקה וכו') המופקדת על תחום המחשוב בארגון. ליחידת מערכות מידע (מ"מ) שמות נרדפים רבים: יחידת המחשוב, מחלקת ענ"א (עיבוד נתונים אוטומטי), אגף התקשוב וכו'. השם באנגלית הוא MIS או IT. במפת"ח משתמשים במונח יחידת מ"מ או יחידת המחשוב חליפות. תחומי האחריות של היחידה כוללים הן את תחום התשתיות כגון: חומרה, תקשורת, בסיסי נתונים, מחשבי קצה ועוד והן את תחום המידע, קרי אספקת פתרונות מחשוב לארגון (שהוא העיקר, ומכאן בא השם מ"מ ליחידה כולה). בנושאים עליהם מופקדת היחידה היא מספקת הן את תהליך הפיתוח וההצטיידות והן את התמיכה השוטפת והתחזוקה של המערכות. בנוסף, כמו כל יחידה ארגונית, יש ליחידת מ"מ גם "ניהול פנימי" משלה, היינו טיפול במשאבי אנוש, כספים ורכש, ניהול ארגוני וכו'.

אם נסתכל על יחידת מחשוב (מ"מ) כעל גוף אורגני \ ארגוני שתפקידו לפתח ולתחזק מערכות מידע ומערכות תשתית מחשוב (פתרונות ממוחשבים), ייכנסו תחת הגדרה זו שני גופים דומים ושונים בעת ובעונה אחת:

 ·         יחידות מחשוב "פנימיות" שהן חלק מארגון אם שאינו עוסק במחשוב. תפקיד יחידה זו הוא לספק פתרונות ממוחשבים לארגון האם. יחידה זו היא מעין "בית תוכנה" פנימי.

 ·         בתי תוכנה וחברות מחשבים. אלה הן יחידות מחשוב עסקיות שמתנהלות כעסק כלכלי לכל דבר, אם כגוף עצמאי לחלוטין, אם כחלק מקונצרן רחב יותר.

 

מבוא

מדריך זה דן בהיבטים שונים הקשורים בארגון יחידת המחשוב ובתפעולה השוטף:

 ·         מבנה פונקציונאלי

 ·         מבנה ארגוני של יחידת המחשוב

 ·         מטה ומנהלה

 ·         מערכות מידע - יישומים

 ·         מערכות תשתית - סיוע טכני

 ·         תפעול וניהול הייצור

 ·         חדר מצב כללי

 ·         יחידת מ"מ במבנה הארגוני

 

המדריך מפרט פעילויות פנימיות של יחידת מערכות המידע, הנוגעות לתפקוד הפנימי של היחידה ולניהולה השוטף ואינן ברמה של פרויקט או מערכת מסוימים. כיוון שפעילויות ופונקציות אלה שונות מארגון לארגון, משמש מדריך זה יותר כמסגרת וכ"עוגן" דרכם ניתן לשבץ ולקשר פעילויות ופונקציות קימות של הארגון סביב מפת"ח. אי לכך, ברוב הסעיפים יש יותר הכוונה והמלצה מאשר נוהל והנחיה ברורים. כל סעיף מכיל:

 ·         הסבר קצר

 ·         הפניה לקיטים אחרים במפת"ח

 ·         המלצה כיצד להשלים לנוהל פנימי בארגון.

 

כיון שברוב הארגונים קיימת כבר יחידת מחשוב, השימוש בקיט  זה יסייע ליחידה לבחון את דרך עבודתה, לזהות נושאים חסרים ולמסד באופן מסודר את התהליכים בהן היא משתמשת.

 

התהליך המוצע

התהליך המוצע ליישום קיט זה הוא כדלהלן:

 ·         לשרטט ולהגדיר תחילה את המבנה הארגוני הקיים או המוצע

 ·         לבחון את המבנה הקיים מול המבנה הפונקציונלי והארגוני המוצעים במדריך זה

 ·         להגדיר את נהלי היחידה שבסעיפים הבאים (מסעיף מטה ומנהלה והלאה) לפי המבנה הכללי שאומץ ביחידה.

 ·         ניהול ותפעול שוטף של היחידה: ניהול פרויקטים, תחזוקת מערכות, ניהול כח אדם, ניהול רכש וכספים וכו'.

 ·         ניהול תקציב ותכנית עבודה שנתית. ראה הקיט תכנית עבודה שנתית.

 ·         רענון היחידה וחשיבה מחודשת. ראה הקיט תכנון אסטרטגי.

 

נהלי יחידת המחשוב

נטייה טבעית, כתוצאה מהשימוש בקיט זה, היא למסד את נהלי היחידה, נושא שגם מודגש לאורך כל מדריך זה. אבל אסור לשכוח שבידינו יש את מפת"ח שהוא עצמו נוהל של יחידת המחשוב. במילים אחרות, כתיבת נהלים ליחידת מ"מ היא נושא חשוב ומרכזי (החשוב גם לעמידה בתקני איכות), אך חשוב מאד להיזהר ולא להעמיס פונקציות ונהלים קיימים שאינם בשימוש או שמפת"ח מחליף אותם. יש גם לשקול היטב מתי לשבץ נוהל פנימי/פונקציונליות של הארגון דרך קיט זה ומתי ישירות בקיטים האחרים, היותר מעשיים של מפת"ח. ראה לשונית "נהלים" בכל קיט. למשל, מומלץ שתהליך העברה לייצור של מערכת יקושר לקיט התקנה והרצה, לקיט תפעול ולקיט תחזוקה, בעוד שסעיף תפעול וניהול הייצור שבקיט זה יכסה את נהלי התפעול של תחום התפעול וחדר המחשב. הקו המנחה צריך להיות:

 

ראה הרחבות בקיט  הטמעת מפת"ח בארגון  בכרך ניהול.

מבנה פונקציונאלי

ליחידת המחשוב ייתכנו מספר מודלים למבנה ארגוני. מודלים מסוימים, המשקפים גישות ניהוליות שונות, מפורטים, במדריך זה, להלן. כל ארגון יבחר במודל המתאים לו. מה שחשוב הוא לזכור שביסוד כל המודלים והמבנים הארגוניים עומד מבנה פונקציונלי המשותף לכולם. במילים אחרות, כל מודל מבנה ארגוני שנבחר (או לא נבחר), חייב לתת מענה למטלות ולפונקציות הניהוליות הבאות:

 ·         תכניות עבודה ותקציב

 ·         ניהול דרישות ולקוחות

 ·         ניהול משימות והוראות עבודה

 ·         דיווח שעות ותשומות

 ·         ניהול משאבי אנוש (כולל הכשרות והדרכות פנימיות)

 ·         ניהול רכש ומצאי

 ·         ניהול ספקים והתקשרויות (חוזים)

 ·         ניהול הייצור (תפעול שוטף)

 ·         ניהול הפיתוח (פרויקטים)

 ·         תחזוקת מערכות מידע

 ·         מערכות תשתית: פיתוח ותחזוקה

יחידת מ"מ במבנה הארגוני

מיקומה של יחידת המחשוב במבנה הארגוני הכולל ייתכן במגוון רחב של אפשרויות:

 ·         כפיפות ישירה למנכ"ל והנהלת החברה

 ·         כנ"ל + מנהל יחידת המחשוב הוא גם חבר בהנהלת החברה

 ·         כפיפות לסמנכ"ל בארגון

 

מבנה ארגוני של יחידת המחשוב

מבנה ארגוני כולל שני אלמנטים עיקריים:

 ·         מבנה פנימי

 ·         מיקום במבנה הארגוני הכולל (של ארגון האם)

 

הראשון פירושו, כיצד מחולקת יחידת המחשוב לתת-יחידות (למחלקות, מדורים וכו'), מה הסמכויות ותחומי הפעילות של כל תת-יחידה, מה קשרי העבודה ביניהם וכו'. השני פירושו למי בארגון האם מדווחת הנהלת יחידת המחשוב ומה קשריה עם כל אחד מהיחידות האחרות בארגון.

 

מבנה יחידת המחשוב

כל יחידת מחשוב תקבע, ביחד עם ארגון האם אליו היא שייכת, את המבנה הארגוני המדויק המתאים לה. המידע להלן הוא בגדר רעיונות כלליים והמלצות בלבד. בכל מקרה ברור שאין במידע זה משום קביעת תקנים נדרשים והחלוקה להלן היא חלוקה פונקציונאלית בלבד. איוש פונקציות אלה ע"י אנשים פנימיים או חיצוניים, בחלקי משרה אלה או אחרים, הוא כאמור, בידי הנהלת יחידת  מ"מ והנהלת ארגון האם.

להלן תרשים מבנה כללי (פונקציונאלי) ליחידת מחשוב:

מטה / תכנון ובקרה

אחראי על תכנית עבודה שנתית (תע"ש), תקציב, תכניות אב, אבטחת איכות, נהלים, הדרכות, מתודולוגיות, כלים וכו'.  בנוסף גם כל נושא כללי שאינו בתחום שאר המחלקות ושההנהלה הטילה על המטה. זוהי הזרוע הביצועית של ההנהלה.

מערכות מידע (יישומים)

אחראי לרכש, פיתוח ותחזוקה, יישום והטמעה של מערכות המידע (להוציא "מחשוב אישי"), כולל "מערכות פנימיות" המשרתות את היחידה עצמה (ניהול יח' המחשוב,ניהול פרויקטים, רכש וכספים, משאבי אנוש וכו').

מערכות תשתית

אחראי לרכש, התקנה, תחזוקה, יישום והטמעה של מערכות הפעלה, חומרה מרכזית, בסיסי נתונים, תקשורת, מחשוב אישי, משרד ממוחשב, דואר אלקטרוני, כלים, תשתית פיסית, אבטחת מידע ושאר מערכות ושירותים (להוציא תפעול שוטף) הנחוצים למערכות המידע.

תפעול וייצור

אחריות על הרצה שוטפת (ייצור) של מערכות המידע והתשתית המרכזיות, תפעול ציוד המחשב ומערכת התקשורת המרכזיים, מרכז תמיכה למשתמשי קצה, רישום וטיפול בתקלות, ניהול המצאי של הציוד והתוכנות.

בארגונים רבים מקובל להוסיף פונקציה נוספת מרכז מידע או מחשוב אישי שתפקידו לטפל בכל המערכות האישיות ובשירותי מידע אשר גוזרים מידע ישירות ממאגרי המידע המרכזיים של הארגון ואינם מעדכנים אותם. במודל שלעיל פונקציה זו חלקה בתחום היישומים וחלקה בתחום התשתיות.

מערכות מידע פנימיות של יחידת המחשוב עצמה: ניהול יח' מחשוב, ניהול פרויקטים, רכש וכספים, משאבי אנוש וכו', ינוהלו ע"י האחראים לנושאים אלה בהנהלת היחידה ובמטה, אך הם יקבלו לשם כך שירותים מהמחלקה למערכות מידע (יישומים) כמו כל מערכות מידע אחרות. הלקוח הוא המטה בשם ההנהלה, המבצע הוא "מערכות מידע".

מבנה ארגוני זה מציע חלוקה לפי שלוש מחלקות שטח ומחלקת מטה אחת והוא מתאים לרוב יחידות המחשוב, בעיקר הקטנות והבינוניות. ביחידות גדולות עשויה מחלקה אחת או יותר להתפצל, כגון מחלקת תפעול המתחלקת למדור האחראי על ניהול המתקן המרכזי ומדור סיוע לתפעול מחשבים אישיים. דוגמא אחרת היא, מחלקת היישומים (מערכות מידע) אשר מתחלקת למספר מחלקות (במעמד שווה) בהתאם לחלוקה נושאית בארגון. המבנה העקרוני הוא דומה.

 

פונקציות מוטמעות

לא לכל פעילות ונושא יש פונקציה ארגונית.  ידע ומומחיות מסוימים נמצאים אצל כלל או חלק ניכר מעובדי היחידה, בלי מיסוד ארגוני. דוגמא לכך הן: כתיבת תיעוד, הכנת מצגות, ניתוח מערכת, ניתוח סיכונים, בדיקות יחידה, אמידת עלויות, חקר ישימות, ניתוח חלופות וכו'; שכל איש מקצוע בתחום צריך לדעת לבצען במידה סבירה. פעילויות אחרות אשר דורשות מומחיות ממוקדת יותר, כמו: אבטחת מידע, הנדסת אנוש, הערכת ביצועים וכו' תבוצענה ע"י עובד היחידה בסיוע מומחה פנימי או חיצוני. ארגונים גדולים עשויים לאייש פונקציות אלה דרך קבע במחלקת תשתיות או במטה.

במילים אחרות, אין בהכרח צורך להקים פונקציה ארגונית ממשית (תקן) עבור כל פעילויות שיחידת מ"מ מבצעת. הרבה מהדברים האלה יבוצעו ע"י בעלי המקצוע השונים מתחומי מערכות מידע ותשתית, במהלך עבודתם השוטפת והמסודרת ותוך הסתייעות במומחיות ממוקדת פנימית או חיצונית. אין צורך לאייש משרות חדשות, צריך לעבוד מסודר! להוציא מקרים בהם החוק מחייב זאת, כגון אחראי אבטחת מידע. בהעדר כתובת ברורה, פונקצית אבטחת איכות במטה, היא הכתובת לכל "פונקציה רוחבית" כזו.

מטה ומנהלה

פונקצית מטה מטפלת בד"כ בנושאים הבאים:

 ·         תכנון ובקרה,

 ·         נושאי מנהלה כלליים.

 

לפיכך, סביר שתחת פונקציה זו ייכללו הנושאים הבאים:

תכנון ובקרה

·         תכנית עבודה שנתית

 ·         תקציב ותכניות אב

 ·         מעקב פרויקטים

נהלים ואבטחת איכות

 ·         הטמעת מפת"ח

 ·         שילוב מפת"ח עם נהלים אחרים של הארגון

 ·         ביצוע אבטחה ובקרת איכות לפרויקטים

 ·         בקרת איכות כללית: מדידות וסטטיסטיקות

 

משאבי אנוש והדרכות

·         הדרכות והשתלמויות

 ·         גיוס עובדים

 ·         תנאי שירות

בטיחות ואבטחה

·         כניסות/יציאות למתקן

 ·         הפצה/קבלת חומר מגופים חיצוניים

 ·         בטחון מערכות מידע (במ"ם)

 

ניהול טפסים ודו"חות

·         תכנון טפסים

 ·         תכנון דו"חות

 

משימות משותפות

השתתפות במשימות מיוחדות בשיתוף עם מחלקת תשתית, כגון:

 ·         בחירת הדור הבא של טכנולוגית המחשוב בארגון

 ·         ניתוח תפוקות, רשומות איכות, תקלות וביצועים תקופתי

 

השתתפות במשימות מיוחדות בשיתוף עם מחלקת מערכות מידע, כגון:

 ·         הכנסה לפעולה של מערכת מידע מרכזית המשפיעה על הארגון כולו

 ·         ניתוח תפוקות, רשומות איכות, תקלות וביצועים תקופתי

קשר כללי עם ארגון האם

אחריות-על על הקשר של יחידת המחשוב עם האגפים והמחלקות האחרות של הארגון. הקשר המעשי והתפעולי יהיה בין היחידות הפרטניות של היחידה למ"מ, בעיקר מחלקת היישומים ובין היחידות המקבילות (הלקוחות) בארגון האם. הכול כפונקציה של גודל ארגון האם ויחידת המחשוב בהתאם.

משימות אד-הוק

 

לפי החלטת הנהלת המחלקה.

מערכות מידע - יישומים

פונקציה זו מייצרת מערכות מידע לארגון. לפיכך, הנושאים המרכזיים שפונקציה זו מטפלת בהם הם:

 ·         ניהול דרישות מידע

 ·         פיתוח מערכות מידע ומהדורות חדשות

 ·         תחזוקת מערכות קיימות

 ·         תיקון באגים, וביצוע שיפורים ושינויים קלים

 ·         סיוע בתמיכה במערכות הקיימות

 ·         דרג ב' ותמיכה לפונקצית CRM – Call Center

 ·         "שיפוץ" ושיפור (Reengineering) של מערכות קיימות

 ·          

נהלים

נהלים סביב פונקציה זו הם משני סוגים עיקריים:

 ·         נהלי פיתוח ותחזוקה למערכות המידע

 ·         נהלים שמערכות המידע עצמן יוצרות (למשתמשים)

 

הרוב המכריע של נהלים אלה נמצא כבר במפת"ח. נהלים מהסוג הראשון מכוסים במפת"ח כולו ובפרט בחלק מחזור חיים, מערכות מידע ומערכות תשתית. נהלים מהסוג השני נמצאים בעץ המערכת עצמו, היינו, בתיקי העבודה ובהרחבות לעץ המערכת. עם זאת, תיתכנה מספר השלמות ע"י נהלים מקומיים כמוסבר להלן.

 

נהלי פיתוח ותחזוקה

השלמות אפשריות לנהלי פיתוח ותחזוקה הן:

 ·         החלקים המנהליים במחזור החיים - לדוגמא: אם במחלקת מערכות מידע יש טופס אישורים השונה מהטופס המוצע בפרק המנהלה של תיק אפיון מערכת של מפת"ח (ראה סעיפים 0.5 ו  - 0.6 שם).

 ·         נהלים וגלופות עבודה פרטניים המוחלפים בנוהל פנימי וגלופת עבודה בארגון - לדוגמא: "סטנדרט" לתיק תכנות, אשר מחליף את תיק התכנות (ראה קיט עיצוב ובניה). או, כל ההנחיות של מפת"ח ברכיב 2.10 טבלאות (ראה רכיב זה במסמך אפיון), מוחלפות בנוהל (וכלי!) פנימי המסדיר את כל נושא הטבלאות, לא רק ברמה של מערכת מידע מסוימת, אלא בארגון כולו.

 

נהלים שמערכות המידע יוצרות

השלמות אפשריות לנהלים שמערכות המידע מייצרות, הן בעיקר תיק תפעול (רכיב 4.4) ומדריך למשתמש (רכיב 4.7.4) המלווים את המערכת בפעולתה השוטפת. הראשון מועבר לתפעול וייצור והשני למשתמשי הקצה.

ככלל, למשתמשי מפת"ח אין צורך להרבות בנהלים בתחום זה. מומלץ מאד להתנסות במפת"ח, כמות שהוא, תקופה מסוימת, ואחר כך לשלב בהדרגה, סביבו, את הנהלים המקומיים שבאמת נחוצים. ראה בהקשר זה גם את הקיט הטמעת מפת"ח בארגון בכרך זה.

 

מערכות תשתית - סיוע טכני

פונקציה זו מייצרת מערכות תשתית לארגון. לפיכך, הנושאים המרכזיים שפונקציה זו מטפלת בהם הם:

 ·         ניהול דרישות תשתית

 ·         פיתוח מערכות תשתית חדשות,

 ·         תחזוקת מערכות קיימות

 ·         סיוע בתמיכה במערכות הקיימות.

 ·         דרג ב' ותמיכה לפונקצית CRM – Call Center

 ·         "שיפוץ" ושיפור (Reengineering) של מערכות קיימות.

נהלים

נהלים סביב פונקציה זו הם משני סוגים עיקריים:

 ·         נהלי פיתוח ותחזוקה למערכות התשתית

 ·         נהלים שמערכות התשתית עצמן יוצרות (למערכות המידע, למערכות תשתית אחרות)

 

חלק ניכר של נהלים אלה נמצא במפת"ח. נהלים מהסוג הראשון מכוסים בפרקים האחרים של מפת"ח, בעיקר בחלקים מחזור חיים ומערכות תשתית. נהלים מהסוג השני נמצאים בעץ המערכת עצמו, היינו, בגלופות העבודה ובהרחבות לעץ המערכת. עם זאת, ביחידות מחשוב רבות יש נהלי תשתית מקומיים כמוסבר להלן.

 

נהלי פיתוח ותחזוקה

יש לשלב בסעיף זה את נהלי סיוע טכני, המתאימים יחד עם שילובם בנספחים המתאימים של מפת"ח (בפרט נספחי עץ המערכת):

 ·         נהלי מערכת הפעלה

 ·         ספריות מרכזיות

 ·         קובץ טבלאות מרכזי

 ·         קובץ שגרות מרכזי

 ·         בסיס נתונים - DBA

 ·         מילון נתונים - DA

 ·         העברה לייצור (ראה סעיף  תפעול וניהול הייצור  להלן)

 ·         תקשורת - רשת מקומית

 ·         תקשורת - רשת ארצית

 

תפעול וניהול הייצור

פונקצית תפעול וייצור מטפלת בד"כ בנושאים הבאים:

 ·         תמיכה במשתמשי קצה (Helpdesk), רישום, סיוע ראשוני, הפניה לתמיכה דרג ב' ומעקב.

 ·         ציוד מחשבים - תפעול ואחזקה,

 ·         רשת התקשורת - תפעול ואחזקה,

 ·         ייצור - הפקת עבודות,

 ·         נושאים לוגיסטיים שונים, כגון ניהול מצאי, תחזוקת ציוד

 

נהלים

עקב כניסה גוברת והולכת של ציוד קצה המופעל, לפחות בחלקו, ישירות ע"י משתמשי הקצה, משתנה פונקציה זו והיא כוללת כעת יותר סיוע ופחות ביצוע ישיר, אך בעיקרון, ארבעת הנושאים הנ"ל עדיין תקפים. לפיכך, סביר שתחת פונקציה זו יכללו הנהלים הבאים:

1.       תפעול שוטף (תיק התפעול של כל מערכת נמצא בתיק המערכת עצמה, רכיב 4.4)

             ·         משמרות,

             ·         בקרת ייצור,

             ·         בקרת גיבויים,

             ·         טיפול בציוד,

             ·         פתיחת/סגירת המערכות המרכזיות

2.       אחזקת המתקן והציוד המרכזי

             ·         אחזקת המבנה

             ·         כוח, מים, שירותים

             ·         חוזי אחזקה

             ·         טיפול מונע וטיפול שבר

             ·         חומרים כלים (ציוד שוטף)

3.       Helpdesk

             ·         סיוע ראשוני

             ·         מעקב ורישום תקלות,

             ·         הפניה לגורמים מטפלים ומעקב אחר התיקון

4.       קבלה לייצור

(ראה סעיף מערכות תשתית - סיוע טכני  לעיל)

5.       הפצה (דואר)

6.       ציוד קצה, תקשורת ותחנות עבודה

7.       מ"מ מבוזר - תפעול ובקרה

8.       מתקן חירום - מתקן גיבוי (נוגע גם למחלקות האחרות, ה"מרכז" כאן)

 

חדר מצב כללי

מרכיב חשוב ביותר בניהול היום-יומי של יחידת מ"מ הוא מידע שוטף הנותן תמונת מצב עדכנית על הנעשה ביחידה בהיבטים שונים: היכן נמצאת כל מערכת ואיזו פעילות מתבצעת בה כעת, תפוקת מערך המחשוב והשירות שהמשתמשים מקבלים, מצבת האמצעים העומדים לרשות היחידה וכו'. לאוסף כל תמונות המצב ניתן לקרוא חדר מצב. ייתכנו כמובן, תמונות מצב וחדרי מצב שונים בהתאם לדרישות הארגון ויחידת מ"מ ובהתאם לתפקיד הניהולי הנדון.

סעיף זה מיועד לשרטוט חדר מצב כללי בעזרת תרשימים וטבלאות שונים. את חלקם ניתן לאמץ כמות שהם, אחרים הם בגדר רעיונות מהם יכול הארגון לבנות את תמונות המצב שהוא מעוניין בהם.

 

תמונות מצב - לפי נושאים

תמונות המצב המומלצות להנהלת יחידת מ"מ, יכילו דיווח שוטף בנושאים הבאים:

 ·         רשימת המערכות

 ·         רצפת ייצור

 ·         תרשים ארגוני

 ·         מפה ארצית

 ·         מצבת משאבים

 ·         משימות שוטפות

 

להלן הסבר נוסף:

רשימת המערכות

רשימה של כל מערכות המידע ומערכות התשתית של הארגון, מיקומן ע"פ ציר מחזור החיים וזיהוי רכיביהן העיקריים ע"פ ציר עץ המערכת. הטבלאות והתרשימים לנושא זה ילקחו מתכנית העבודה השנתית (תע"ש). תמונת מצב שוטפת בנושא זה תסייע מאד לבניית תע"ש הנדרשת בתחילת כל שנת תקציב.

רצפת ייצור

מודל רצפת הייצור מכיל את ארבעת הגורמים המתארים את הייצור במערך המחשוב המרכזי של הארגון:

 ·         עומס עבודה

 ·         אמצעי ייצור

 ·         ניצולת אמצעי הייצור

 ·         תפוקות/שירות

 

רצוי גם להגדיר מדדים לגורמים אלה, היינו, באילו יחידות ניתן להביע את:

 ·         עומס העבודה - מגדיר את זרם העבודה הנכנס (מבקש להיכנס) למחשב

 ·         אמצעי הייצור - קונפיגורצית המחשב

 ·         הניצולת והשירות - ניצולת הם אחוזי הניצול של יחידות המחשב השונות, תפוקות/שירות הוא זרם העבודה היוצא

 

תרשים ארגוני

ייחוס השירותים שיחידת מ"מ נותנת למחלקות השונות בארגון. "צביעת" הנקודות השונות בתרשים המבנה הארגוני לפי כמות וסוג השירותים שיחידת מ"מ מספקת להם. בעזרת צבע+סימול (+מלל) ניתן לראות אילו מערכות מידע מגיעות לאילו יחידות בארגון ובאיזו רמת אינטנסיביות.

מפה ארצית

ייחוס השירותים שיחידת מ"מ נותנת למחוזות ואזורים השונים של הארגון על פני מפת הארץ (או מפת העולם). "צביעת" הנקודות השונות במפה לפי כמות וסוג השירותים שיחידת מ"מ מספקת להם. תרשים זה דומה מאד לתרשים הקודם, אלא שהוא מדגיש את ההיבט הגיאוגרפי וה- country-wide. תרשים זה חשוב מאד לגופים עם ביזור ארצי (מחוזות, סניפים וכו').

מצבת משאבים

פירוט כ"א (פנימי וחיצוני), חדרים, תחנות עבודה וכו' העומדים לרשות יחידת המחשוב.

משימות שוטפות

רשימת משימות בשיטת “What I have to do today” בייחוס למערכות המידע והתשתית.

לשש תמונות מצב אלה ייתכנו תוספות ווריאציות חשובות כגון:

 ·         קשרים פנימיים בין מערכות מידע ראשיות (מולקולה) בארגון.

 ·         קשרים חיצוניים בין מערכות המידע הראשיות של הארגון ומערכות חיצוניות (ארגונים אחרים).

 ·         תרשים קונפיגורצית מחשב מרכזית. תרשים שכיח ומקובל בחדרם של רוב המנהלים, המלצת מפת"ח היא להציג תרשים זה בהקשר של תמונת מצב 2 המלאה כנ"ל, היינו, יחד עם עומס העבודה מחד גיסא ותפוקות ושירות מאידך גיסא.

 ·         מהלכי ייצור ראשיים (תרשימי זרימה של העיבודים המרכזיים)

 

פונקציות - לפי תפקידי ניהול

את תמונות המצב (הנושאים) הנ"ל ניתן לפצל לפי תפקידי הניהול השונים. מקובל להבחין בין פונקציות הניהול הבאות:

 ·         מנהל יישומים (מערכות מידע)

 ·         מנהל מרכז המחשבים

 ·         מנהל סיוע טכני (מערכות תשתית)

 ·         מנהל ייצור

 ·         הנהלת הארגון

 

ברור שלא כל מנהל רוצה וצריך את כל תמונות המצב הנ"ל. כל ארגון יקשר את תמונות המצב ותפקידי הניהול בדרך הנראית לו.