|
|
|
|
תהליך יצירה ושינוי של מסמך
מערכת שמחברת את יכולות מערכת ניהול התוכן גם סביבת האינטרנט, תוך יצירת סביבת עבודה משותפת עם ספקים, לקוחות, ובעלי עניין נוספים.
(Obsolete, Superseded, or Administrative Value Lost) מושג המגדיר מתי אפשר למחוק פריט מידע: כאשר הוא הפך מיושן, הוחלף על ידי פריט אחר, או שאין לו ערך מנהלי.
דומה למילון, אך במקום הגדרות הוא כולל מילים נרדפות.
(Hierarchical Storage) ראה אחסון רב שכבתי
(Tiered Storage) מערכת מחשב המנהלת בצורה אוטומטית את האחסון של תכנים ומסמכים באמצעי אחסון שונים, בעלויות שונות, ובמידה שונה של נגישות מקוונת.
(Case) כל פרויקט, עסקה, או שירות, בעלי התחלה וסוף ברורים, המשמשים לפתרון בעיה , דרישה, הצעה, או כל פעילות מורכבת אחרת. באירוע מעורבים מספר אנשים בארגון ומחוצה לו, מסמכים שונים, ותנועות. לאירועים מסוג מסוים יש בדרך כלל תסריטים דומים. לדוגמה: טיפול בדרישת רכש, גיוס עובד, וכדומה.
(eDiscovery) מכלול התהליכים לחיפוש, איתור, והבטחת מידע הדרוש כראייה בבית המשפט.
(Unified Information Access) מערכות ניהול תוכן המטפלות בצורה זהה במידע מובנה, מידע חצי מובנה, ומידע לא מובנה.
((Information Access הרחבה מושג החיפוש, והכללת מגוון טכנולוגיות מתקדמות המייעלות ומשפרות את החיפוש בכמויות גדולות של מידע.
(Multichannel distribution) תהליך הפצת תוכן מסוים באינטרנט, טלפונים ניידים, דואר אלקטרוני, רשתות חברתיות, וכדומה.
(e-Disclosure) מכלול התהליכים המשמשים ללכידה, איסוף, שחזור, טיפול, וחיפוש מסמכים אלקטרוניים הנחוצים לתביעות אזרחיות.
(Taxonomy) תהליך מובנה לסידור של פרטים שונים בקבוצות היררכיות. הדוגמה הכי מפורסמת לטקסונומיה היא הסיווג של עולם החי לממלכה, מערכת מחלקה, מסדרת, משפחה, ומין. דוגמה נוספת יכולה להיות סיווג אמצעי תחבורה, או סיווג המקצועות במשק (ראה גם תכנית סיווג).
(Audit Trail) רישום כל הפעילויות המבוצעות על פריט תוכן. כולל: גישה, שינוי, הדפסה, שינוי נתוני קטלוג, מחיקה, וכדומה. לגבי פריטי תוכן מסוימים, כמו רשומות ותוכן חשוב נוסף, ישמר יומן הבקרה גם לאחר מחיקת פריט התוכן.
(Composite content application) מערכת מחשוב המאגדת בתוכה יכולות של מספר מערכות שונות, ועל ידי כך מאפשרת השגת תוצאות שלא ניתנות להשגה על ידי כל מערכת בנפרד. לדוגמה: מערכת טיפול בלקוחות המאגדת בתוכה רכיבי CRM, ERP, ECM, ו- BPM.
Retention and Disposition Schedules)) מדיניות ברורה ומוסכמת שמגדירה, לגבי כל פריט תוכן, כיצד יש לשמור אותו, ומתי מותר למחוק אותו (ראה גם: OSA).
(Workflow) אוסף של שלבים, הקשורים ביניהם, הדרושים להשלמת תהליך עסקי. דוגמאות: תהליך קליטת עובד, תהליך הזמנת רכש, תהליך אישור נוהל חדש, וכדומה.
(Document) תכנים הנשמרים יחד ומהווים אישות אחת לצורך שמירה וניהול. מסמך יכול להיות אלקטרוני (קובץ), דפי נייר (ספר), או בכל מדיה אחרת (סרט צילום).
(Compound Document) מסמך המורכב מתכנים שנוצרו במספר יישומים, וכל הרכיבים שומרים על פונקציונליות מלאה. למשל מסמך הכולל מלל, סרטוני ווידאו, וגיליון אלקטרוני.
(Content Enabled Vertical Application) מושג שהוגדר לראשונה על ידי חברת הייעוץ גרטנר. אלו מערכות מחשוב המיועדות לתעשייה מסוימת ומבוססות על היכולות של מערכותECM. לדוגמה: טיפול במשכנתאות, טיפול בחשבונות אשראי, תיק רפואי של חולה, טיפול בתביעות ביטוח, וכדומה.
(Content Management System) יישום מחשב המשמש לשמירה, ניהול ופרסום של תכנים לא מובנים. יחידת הבסיס במערכת ניהול תכנים היא רשומת תוכן ולא קובץ כמו במערכת ניהול מסמכים. מערכות ניהול התכנים הנפוצות ביותר משמשות לניהול תכנים באינטרנט ובאינטראנט.
(Web Content Management System) מערכת המטפלת במכלול ההיבטים של פרסום מידע באינטרנט: הכנה, עריכה, אישור, ופרסום באתר.
(Enterprise Content Management System) הכלי הטכנולוגי שבאמצעותו מממש הארגון את המדיניות שלו בכל הנוגע לטיפול בתכנים ארגוניים.
(Case Management) חלק ממערכת ניהול תהליכים ארגונית. ראה הגדרת אירוע.
(Enterprise Report Management) יישום מחשב המטפל בכל ההיבטים של הפקה והפצה של כמויות גדולות של פלט, למגוון לקוחות בתוך ומחוץ לארגון.
(Identity Management) ניהול מכלול ההרשאות של המשתמשים במערכת מחשוב. ההרשאות יכולות להיות הרשאות אישיות, הרשאות פונקציונליות (למשל הרשאות לכל מנהלי היחידות), או הרשאות קבוצתיות (למשל הרשאות לצוות פרויקט).
(Version Control) מעקב אחר כל השינויים המתבצעים בתוכן של מסמך מסוים, תוך שמירת מהדורה חדשה עבור כל שינוי. מסמכים שדורשים ניהול מהדורות יכולים להיות למשל: שרטוטים, תכניות לניהול פרויקטים, כתבי כמויות לייצור, נהלים, חוקים, וכדומה.
(Information Lifecycle Management) המדיניות המבטיחה שנכסי המידע הארגוניים מזוהים, מנוהלים נכון וכלכלית, ומנוצלים בצורה מיטבית.
(Document Management) השימוש ביישומי מחשב על מנת לאחסן, לנהל, ולעקוב אחר מסמכים אלקטרוניים ומסמכים סרוקים, וקטלוג וניהול של מסמכים במדיות אחרות (נייר, סרטי צילום, וכדומה)
(Digital Asset Management) מושג שהוגדר בשנת 2006. ניהול תכנים אלקטרוניים ומתן אפשרות להפיץ אותם במגוון ערוצי תקשורת.
(Document Output Management) יצירת מסמכים בצורה אוטומטית תוך התבססות על נתונים ממערכות מידע ועל תבניות מוכנות. לדוגמה: הדפסת חוזה רכש במבנה סטנדרטי, תוך שליפת נתונים ממערכת הרכש, מערכת הכספים, והיועץ המשפטי.
(Customer Communication Management) מכלול היישומים וטכנולוגיות המחשוב המאפשרים לנהל בצורה מתקדמת את הקשר עם הלקוחות.
(Records Management) מכלול הפעולות לטיפול ברשומות הארגון, מרגע היווצרותן ועד להשמדתן. פעולות אלו כוללות בין השאר: סיווג, אחסון, הבטחה והשמדה (או במקרים מסוימים העברה לארכיון). רשומה יכולה להיות אובייקט מוחשי או דיגיטלי. לדוגמה: תעודת לידה, צילום רנטגן, מסמכים משרדיים.
(Business Process Management) יישום מחשב המשמש למיכון השלבים בתהליכים ארגוניים, כולל ניהול זרימת המסמכים, ועדכונם, לאורך התהליך.
(Enterprise Content Management) מכלול האסטרטגיות, הנהלים, השיטות, והכלים המשמשים את הארגון לצורך לכידה, אחסון ושימור תכנים ומסמכים הקשורים לתהליכים הארגוניים.
(Metadata) הנתונים המשויכים לפריט תוכן, ומשמשים לזיהויו וקטלוגו (תעודת הזהות של פריט התוכן).
(Record Series) אוסף רשומות הנשמרות יחד בגלל מאפיינים משותפים: שייכות לאותו נושא, הן תוצאה של אותו תהליך, מתעדות אותו תחום, יש להן אותה צורה (למשל סרטי צילום), וכדומה.
(Information Access Platform) שם נרדף למנוע חיפוש ארגוני מתקדם.
(Check In/Out) מנגנון המאפשר שינויים מבוקרים של רשומות. ביצוע Check in סוגר את הרשומה בכספת וירטואלית, ולכן לא ניתן לשנותו. ביצוע Check out מוציא את הרשומה מהכספת ומאפשר רק לגורמים מוסמכים לבצע את השינוי.
(Record) מסמך רשמי או פורמאלי. למשל: תעודת לידה, דו"ח רווח והפסד, צילום רנטגן.
(Information Inventory) סוגי התוכן הקיימים בארגון, והקשר ביניהם לבין התהליכים העסקיים, ומשתמשי המידע בארגון.
(Library Services) שם כולל למכלול הבסיסיות, אך ההכרחיות, של כל מערכת ניהול מסמכים.
(Classification Scheme) תיאור היררכי של מחלקות הקטלוג (ראה גם טקסונומיה).
| שם התוצר | עבודה | לימוד |
|---|