במונחי ISO9000, מסמכים שמחויבים באישורים ובניהול גרסאות/מהדורות.
תוצרי תיעוד מחזור החיים (ע"ע) הם מסמכים מבוקרים. במסגרת יישום מערכת האיכות יש לנהל מסמכים אלה בשיטות מחייבות של ניהול תצורה והקפאה הכוללות אישור, סקירה, עדכון, מעקב שנויים, מהדורות, קריאות, זמינות והפצה מבוקרת של המסמכים המבוקרים.
בקבוצה זו נכללים כל המסמכים הקשורים לתהליכי ניהול ובקרה, מסמכים שאי אפשר לשייכם לרכיב מסוים בעץ המערכת (או לשלב מסוים במחזור החיים). הכוונה למסמכי עבודה שונים, כגון: ועדות היגוי, תכתובות, סיכומי דיון, שיקופים, דיווחי שעות, כתבי מינוי, חוזים והתקשרויות, מבדקי איכות וכן תוכניות עבודה ובקרה שונות.
מסמך הקשור בניהול השוטף של הפרויקט/המערכת ואינו ניתן לעדכון. רשומות האיכות כוללות מסמכים הקשורים בניהול השוטף, כגון: סיכומי דיון, מזכרים, לוחות זמנים (כנספח לסעיף 4.2 בתיק המערכת), מסמכי מוצר, תכתובות, מצגות ומסמכים המתעדים את פעילויות האיכות, כגון: סיכום מבדקים, תחקור/הפקת לקחים, דוחות מבדקים פנימיים, בקשות לשו"שים וכו'.
תוצרי תיעוד עץ מערכת (ע"ע) הם, במונחי ISO9000, רשומות איכות. יש לקשר תיעוד זה באופן ברור למסמכי המערכת, כולל ניהול תצורה והקפאת מסמכים. הבקרות דרושות לזיהוי, לאחסון, להגנה, לאחזור, לזמן שמירה, ולסילוק של רשומות.
תיעוד הקשור בניהול הפרויקט ופיתוח המערכת. בסוג זה של תיעוד כלולים כל המסמכים המתעדים את תהליך הפיתוח וניהול הפרויקט, בראשם המסמכים הראשיים של כל שלב במחזור החיים.
לאלה יש להוסיף מסמכי ניהול ומנהלה שונים המלווים את תהליך הפיתוח לכל אורכו, חלקם ניתן לשיבוץ ברור בשלבי מחזור החיים וחלקם חוצה את מחזור החיים ולא תמיד ניתן לשייכם לשלב ברור בתהליך הפיתוח. הכוונה למסמכים כגון תכתובות שונות, סיכומי דיון, תכניות עבודה, כולל תכנית איכות, תכנית ניהול תצורה, הפחתת סיכונים וכו'.
בסוג זה של תיעוד נכללים כל המסמכים המהווים תוצר ראשי של שלבי מחזור החיים: מסמך ייזום, תיק אפיון, בקשה להצעות, תיק עיצוב, תיק בדיקות וכו' (במערכות קטנות, מדובר במסמך אחד "מתגלגל" אשר נקרא תמ"מ – תיק מערכת מתגלגל). מסמכים אלה נקראים מסמכי מחזור חיים משום שהם "חותמים" כל שלב במחזור החיים של הפרויקט, מאידך הם מכונים מסמכי מערכת משום שהם במבנה עץ המערכת ומשום שהם משקפים את המערכת ו"חותרים" להשלמתה. עץ המערכת המשתקף במסמכים אלה הוא המערכת אליה כולם שואפים. עם השלמת הפיתוח, הופך תיעוד זה (חלקו) לתיעוד התפעולי.
בפרויקטים מסוימים (בינוניים ומעלה) שיטת הנספחים אינה מספקת. התיעוד של רכיבים מסוימים בעץ המערכת הם מסמכים עצמאיים שהולכים ומתפתחים (ומשתנים) יחד עם פיתוח המערכת, למשל 1.6.1 סיכוני הפרויקט, 2.19 מסמכי אבטחת מידע וכד'.
במקרים רבים יש גם צורך לרכז מסמכים אלה בתת-תיקייה נפרדת: תיקיית 2.19 אבטחת מידע, תיקיית 2.4 ממשק המשתמש וכו'.
מסיבה אחרונה זו נקרא תיעוד (תיקיית) עץ המערכת גם תיעוד הנדסי או פרטני.
תיעוד שהוא חלק בלתי נפרד מהמוצר (המערכת). בסוג זה של תיעוד כלולים כל המסמכים הנחוצים לתפעול המערכת ותחזוקתה. המסמך המוביל הוא תיק מערכת (תיק תחזוקה) אשר בנוי לפי עץ המערכת.
תיק מערכת מסודר מכיל הצבעות למסמכים הרלוונטיים.כל ארגון יחליט מה הם הרכיבים המינימאליים שבלעדיהם אין תיעוד תפעולי (והמערכת לא תשוחרר לייצור). בשיטת מפת"ח, התיעוד התפעולי נגזר ישירות מתיעוד הפיתוח ואיננו "מאמץ נפרד". תיק המערכת הוא המשך ישיר של תיק העיצוב ו\או האפיון.
| שם התוצר | עבודה | לימוד |
|---|