אפיון-על

מבוא

הגדרות

אפיון-על

 ·         אפיון-על הוא תת-שלב של האפיון ואבן דרך מרכזית בפיתוח הכולל של המערכת. מסמך אפיון העל הוא תוצר ביניים מרכזי בדרך אל תיק אפיון מלא. תפקיד אפיון העל הוא לשרת את המטרות הבאות:

 ·         הגדרה ברורה של המצב הקיים, במטרה לוודא שהמערכת המוצעת נבנית תוך התחשבות מרבית במערכות קיימות.

 ·         יצירת הסכמה ברורה בארגון באשר למטרות המערכת, מהותה והיקפה והתועלות המושגות ממנה באופן מדיד ככל שניתן.

 ·         הערכת הסיכונים העסקיים והטכנולוגיים.

 ·         הגדרה ברורה של תיחום המערכת וגבולותיה, בעיקר ע"י הגדרה ברורה של משתמשי המערכת וממשקיה העיקריים.

 ·         קבלת הכרעת דרג הניהול בארגון בשאלות מרכזיות הקשורות למערכת: כיוון כללי, האם אלה המטרות והבעיות שיש לפתור, סוג הפתרון.

 ·         ניתוח חלופות ראשוני ובדיקה כללית של ישימות המערכת והיקפה.

 ·         אמידת עלויות ומשאבים.

 ·         מחויבות הלקוח לפיתוח, הטמעה ושימוש במערכת.

עקרונות

באפיון-על, יש דילמה - עד כמה להשקיע בשלב זה כדי לבחון אם בכלל יש אפשרות ומחויבות לבנות את המערכת. אם לא נשקיע כלל, לא נדע איזו מערכת דרושה. אם נבצע אפיון-על מלא ומפורט, בצענו כבר חלק ניכר מהאפיון ומהפרויקט. חשוב על כן לשמור על אפיון העל כמסמך ביניים העומד בין הייזום לאפיון, משרת את המטרות שצוינו בהגדרה לעיל ומאפשר הן לדרג המקצועי והן לדרג הניהולי, נקודת עצירה ואבן דרך להחלטה על המשך הפרויקט. על מנת לממש יעד זה ועל מנת לוודא שאפיון העל עצמו לא יגלוש, יש להקפיד על העקרונות הבאים:

 ·         הגדרה של מספר אבני דרך בתת-שלב אפיון העל, אשר יאפשרו עצירה ובחינה של אפיון העל עצמו.

 ·         אפשרות להחזיר את אפיון העל אל שולחן השרטוטים, דהיינו לדרוש הגדרת אפיון-על מחדש  עקב חוסר מידע או שינויים שחלו בינתיים.

 ·         שימוש בכלים ממוכנים כך שלפחות חלק מהתוצרים (בצמוד לסעיפי עץ המערכת) יהיה ממוכן ובר-העברה.

 ·         התייחסות לתת-שלב אפיון העל, כאל פרויקט לכל דבר שפירושה, הקפדה על תכנית עבודה מלאה כולל לוחות זמנים, הערכת משאבים, אבני דרך וכו'.

 ·         הסתייעות בעצי מערכת ספציפיים שבכרך התמחויות, בתת הכרכים מערכות מידע ומערכות תשתית, כולל מקרים של פתרון בעזרת חבילות תוכנה או מוצרי מדף.

קלט

 ·         מסמך ייזום

 ·         ראיונות

 ·         מסמכי אפיון-על (ואפיון) מפרויקטים דומים

 ·         כל חומר כתוב המתאר את המערכת הקיימת (ידנית או ממוכנת!)

התהליך

ראה סעיף פעילויות – תכנית עבודה להלן.

פלט

תוצר ראשי: מסמך אפיון-על.  ראה סעיף תוצר ראשי – במדריך להלן

משאבים

הערכה ראשונית צריכה להינתן במסמך הייזום  (פרק 5 – עלות). הערכה סופית תינתן בשעת בניית תכנית העבודה לשלב אפיון העל. ראה סעיף  פעילויות – תכנית עבודה בהמשך. הערכה סבירה של שלב האפיון כולו, כולל אפיון-על, היא כ- 15% - 20% מהשקעת כוח-אדם בפיתוח. השקעה סבירה של אפיון העל היא 40% מההשקעה באפיון, דהיינו, 6% - 8% מהשקעת כוח האדם בפיתוח המערכת כולה. להלן מספר כללי אצבע להערכת המשאבים הדרושים לביצוע אפיון-על:

 ·         10 - 15 ימי עבודה במשך שבועיים עד חודש - נחשב ממוצע מתאים למערכות קטנות (סיווג ג1 של מפת"ח).

 ·         20 - 50 ימי עבודה במשך חודשיים עד שלושה חודשים - נחשב ממוצע מתאים למערכות בינוניות  (סיווג ג2 של מפת"ח).

 ·         60 - 150 ימי עבודה במשך ארבעה עד שישה חודשים - נחשב ממוצע מתאים למערכות גדולות (סיווג ג3 של מפת"ח).

 ·         למעלה מ-150 ימי עבודה או משך מעל שישה חודשים, דורש בדיקה של פיצול לתת-מערכות ו/או מהדורות.

גורם מאשר

ביצוע אפיון העל (והאפיון כולו): עפ"י נהלי הארגון והנחיות נוהל מפת"ח.

הגורם המוסמך להחליט בסוף שלב הייזום על המעבר לשלב הבא הוא הגורם המאשר את ביצוע אפיון העל והוא גם המחליט מי יבצע את אפיון העל. ראה סעיף בחירת גורם חיצוני לביצוע אפיון-על להלן. מדובר באותו גורם.

גורם מבצע

בעיקרון אפיון העל הוא באחריות המשתמש. עם זאת יש צורך במעורבות חזקה של צוות מקצועי מטעם יחידת המחשב.

גורם אחראי

מפקח על ביצוע אפיון העל, מאשר אבני דרך וסיום - כלומר הצוות הניהולי שנקבע לפרויקט.

גורם מחליט

על ההמשך (אפיון מלא, יציאה למכרז או פיתוח עצמי) עפ"י נהלי הארגון – הנהלת יחידת המחשב, ועדת ההיגוי של הפרויקט וכד'.

החלטה

אלטרנטיבות להמשך:

 ·         המשך ישיר לאפיון מלא - האלטרנטיבה השכיחה.

 ·         שיפור מסמך אפיון העל.

יש להיזהר מכך ששיפור מסמך אפיון העל יהפוך לאפיון מלא, או גרוע מזה, לעיצוב ובניית המערכת ב"דלת האחורית".

 ·         המשך ישיר לבקשה להצעות הכולל את השלמת האפיון.

 ·         אין-המשך, הקפאת הפרויקט - סגירה מסודרת על פי נוהלי הארגון.

תנאים לאי-ביצוע

במערכות בהיקף קטן ניתן לאחד את מסמך אפיון העל עם תיק האפיון בכפוף לנוהלי הארגון.

פעילויות - תכנית עבודה

שלב האפיון נחלק, כאמור, לשני תת-שלבים המשתלבים זה בזה ותומכים האחד בשני:

 ·         אפיון-על או אפיון ראשוני

 ·         ניתוח המערכת (אפיון או אפיון מפורט).

מטרת תת-שלב אפיון העל היא להציג בפני הדרג הניהולי את מירב המידע אשר יאפשר קבלת החלטה באשר להמשך הפרויקט בכלל והשלמת האפיון בפרט. בתת-שלב זה יש לענות לשאלות כגון:

 ·         מה המצב הקיים?

 ·         האם לאשר את המשך פיתוח המערכת?

 ·         מהן מגבלות התקציב, זמן וכוח האדם?

 ·         אלו חלופות באות בחשבון?

 ·         איזו ארכיטקטורה כוללת (ביזור מול ריכוז, שרת/לקוח) באה בחשבון?

מטרת תת-שלב האפיון וניתוח המערכת, לעומת זאת, הוא להוביל את הפרויקט קדימה, לאחר שהמשך הפיתוח אושר, ולהגדיר בפירוט את המערכת העתידית (המצב הרצוי) לאחר שזו הוגדרה ואושרה. בניתוח המערכת תיתכן בניית אבטיפוס, באפיון-על בדרך כלל לא. התיעוד של שני תת-שלבים אלה הוא לפי עץ המערכת, בדגשים ובשינויים קלים כמפורט להלן.

יש להגיש תכנית עבודה הכוללת את שני השלבים יחד (על בסיס הפירוט להלן) ולהיערך מראש לאפיון כולו. ברם, המעבר מתת-שלב א' (אפיון-על) לתת-שלב ב' (ניתוח המערכת) הוא אבן-דרך מרכזית המחייבת:

 ·         הגשת מסמך ביניים (מסמך אפיון העל)

 ·         אישור הגורם המוסמך להמשך לתת-שלב ב'.

כבשאר השלבים, גם באפיון-על, חשובה התוצאה (תיק אפיון-על במבנה עץ המערכת) יותר מהתהליך (מחזור החיים). אי לכך, כל תכנית עבודה אשר תביא לתוצאה המיוחלת ולא תחרוג ממסגרת המשאבים והזמן שהוקצו לה, תתקבל. עם זאת, בשל מורכבות השלב, מוצעת כאן תכנית עבודה שלדית, ממנה אפשר לגזור תכנית עבודה מתאימה. תכנית עבודה ראשונית צריכה להופיע כבר במסמך הייזום (סעיף 4.2).

פירוט הפעילויות

מקרא: פעילויות המסומנות ב- [n] הן פעילויות צומת, אבני דרך או סקרים.

1 ארגון מסמך אפיון העל

לימוד מסמך אפיון העל ושמירתו בספריית הפרויקט. ניתן להעתיק את גלופת תיק אפיון העל לכלי התיעוד שבשימוש הפרויקט או מסמך לדוגמא מפרויקט אחר. חשוב לעיין גם בגלופת תיק האפיון על מנת לבחון לאורה את מבנה אפיון העל הסופי. זכור! אפיון-על הוא מסמך ביניים בדרך לתיק האפיון המלא.

[2] בחירת הגורם שיבצע את אפיון העל

אם מדובר בגורם פנימי בארגון - ציוות לפי נהלים פנימיים.

אם מדובר בגורם חיצוני, יש לפעול כמתואר לעיל. אין לבצע שתי התקשרויות. מומלץ שהגורם החיצוני שיבצע את אפיון העל הוא זה שגם ימשיך לאפיון המלא, אם וכאשר יוחלט על כך.

[3] בניית תכנית עבודה

תכנית עבודה כוללת לשלב האפיון כולו

עבור על פעילויות 4 - 16 שלהלן והפעילויות בסעיפים "אפיון – מעבר ראשוני" ו"מעברים נוספים" שבקיט האפיון (המדריך) ובנה בעזרתן תכנית עבודה כוללת.

תכנית עבודה מפורטת לתת-שלב אפיון העל

עבור על פעילויות 4 - 16 שלהלן ובנה בעזרתן תכנית עבודה מפורטת לאפיון-על. אם צריך, הורד, הוסף, שנה וכו'. קבע משכי זמן וכמות ימי עבודה (או שעות עבודה) לכל פעילות. קבע תלויות, קשרים והקבלות בין הפעילויות.

פעולה זו מאמתת את רכיב 4.1, בעיקר הצוות הניהולי. את תכנית העבודה יש לתייק ברכיב 0 - מנהלה במסמך אפיון העל.

בצע את סבב האישורים לבצוע שלב אפיון העל ואישור תכנית העבודה.

4 ראיון נציגות היחידה האחראית והלקוח העיקרי

פעולה זו מאמתת את רכיב 1.1 בעץ המערכת -  לקוח / מומחה היישום.

5 איסוף חומר כתוב ולימודו

איסוף מידע ותיעוד של מערכות ממוכנות קיימות ושל מערכות ידניות.

6 ראיון נציגים (משתמשים) נוספים

איסוף מידע באמצעות ראיונות, סדנאות, סיעור מוחות וכו'. בנוסף לנציגות היחידה האחראית ישתתפו הגורמים הבאים:

 ·         נציגי מערך התפעול בארגון

 ·         נציגי הנהלה נמוכה

 ·         דרגים מקבילים במערכות (יחידות) משיקות או דומות

 ·         גורמים שעסקו בנושא זה בעבר.

7 כתיבת פרק 1 יעדים

 ·         בניית רכיב 1.3 כולל כל תת הרכיבים שלו. בסיום אפיון העל יש לקבל ניתוח שלם של הבעיות.

 ·         אימות סופי של יעדי המערכת ומטרותיה.

 ·         הגדרת תועלות ועלות תועלת למערכת.

 ·         ביצוע ניתוח סיכונים מלא למערכת.

 ·         לגבי סיכונים יש לפעול לפי הקיט ניתוח סיכונים בכרך נושאים תומכים.

8 כתיבת פרק 2 יישום

יש לתת דגש לרכיבים הבאים: 2.2, 2.3, 2.5, 2.19, 2.22

9 כתיבת פרק 3 טכנולוגיה

יש לבדוק את הטכנולוגיה הקיימת ולהתחיל לברר את נושא הטכנולוגיה הנדרשת. חלק מהבירור ייעשה באמצעות ניתוח חלופות. ראה עוד בפעילות 11 להלן.

10 כתיבת פרק 4 מימוש

הגדרה של פרקים 4-5 מימוש ועלות. ככלל, פרקים אלה נגזרים מפרקים 2-3 יישום וטכנולוגיה, אך תיתכן כמובן השפעת גומלין. חשיבות רבה יש לתת לרכיבים 4.1, 4.2, 4.5, 4.8.

 ·         4.1 - גורמים מעורבים יש לתת דגש לועדות היגוי, תדירות פגישות, משתתפים וכו'. יש לקבוע לכל בעל תפקיד עיקרי בפרויקט, כמו מנהל פרויקט, מהם תפקידיו הכלליים ומהם תפקידיו בנושא איכות.

 ·         4.2 – מימוש כולל, יש לתת לוח זמנים מפורט ובו לכלול גם פעילויות אבטחת איכות, כגון סקרים, ועדות היגוי, בקרות תיעוד, מבדקי איכות פנימיים, סקרי קוד וכדומה.

 ·         4.5 – אינדקס תיעוד יפרט את התיעוד שיופק במהלך הפרויקט.

 ·         4.8 – התייחסות ראשונית לנושא הבדיקות בפרויקט.

11 ניתוח חלופות

הגדרת השאלות עליהן בא אפיון העל לענות

אפיון-על, ככל מסמך תומך החלטה אחר, בא לתת מידע לקראת קבלת החלטה בשאלות מרכזיות הנוגעות לפרויקט. ברוב המקרים השאלות הן מסוג:

 ·         מה המצב הקיים?

 ·         מהם אילוצי התקציב, זמן וכוח האדם?

 ·         אלו חלופות באות בחשבון?

במקרים קיצוניים השאלה יכולה להיות גם:

 ·         האם בכלל להמשיך בפרויקט?

 ·         האם לעבור לשלב האפיון?

חשוב להדגיש כי תיתכן כתיבת אפיון-על גם לאחר שעקרונית אושרה המערכת. במקרה זה יענה אפיון העל על שאלות טקטיות ומעשיות כגון:

 ·         באיזו חומרה לבחור?

 ·         כיצד לממש את המערכת בהיבטי כוח אדם וכסף?

בשלב הגדרת השאלות רצוי לקבל מהדרג הניהולי (עבורו נכתב אפיון העל) הגדרה ברורה בכתב של השאלות הדורשות הכרעה ושל סוג המידע הרלוונטי לשם קבלת ההחלטה. הנחיה כזאת תסייע לצוות המקצועי להתמקד בנקודות הרלוונטיות לאפיון-על ותמנע עבודה מיותרת. לאחר שהוגדרו השאלות יש לשבץ כל אחת ברכיב המתאים בעץ המערכת, לדוגמא:

 ·         השאלה: האם לאשר את המשך האפיון? תיכנס לפרק 4 שכן היא נוגעת למימוש המערכת.

 ·         השאלה: באיזו חומרה מרכזית לבחור? תיכנס לסעיף 3.1, וייתכנו לה השלכות גם על סעיפים נוספים בעץ המערכת (3.3 ציוד קצה, 3.10 מערכת הפעלה ועוד).

את כל השאלות יש לרכז בפתיח לנספח 98 ניתוח חלופות של אפיון העל.

תיאור החלופות עבור כל שאלה

כל חלופה היא למעשה וריאציה של רכיבים בעץ המערכת. תאר עבור כל חלופה את הרכיבים המרכיבים אותה, גם אם הדבר דורש הכללת סעיפים אחרים מעץ המערכת. ניתן להיעזר בקיט ניתוח חלופות בכרך נושאים תומכים.

השוואת חלופות

עבור כל שאלה העומדת להכרעה סכם את ההבדלים בין החלופות השונות. דבר זה יכול להיעשות ע"י טבלה מסכמת, בשימוש במשקלות (בדומה לבדיקת הצעות ספקים) או ע"י מלל חופשי.

בחירת חלופה מומלצת

ציין את החלופה המועדפת (אם יש כזו) ונמק את הסיבות להעדפת חלופה זו.

12 ניסוח סופי של אפיון העל

ראה סעיף מסמך אפיון-על להלן. ודא שאפיון העל כולל

 ·         תיאור כללי של המערכת,

 ·         שאלות הדורשות הכרעה,

 ·         חלופות עבור כל שאלה,

 ·         השוואת החלופות,

 ·         המלצת הצוות המקצועי להמשך פעילות

 ·         נימוק ההחלטה.

[13] דיון בצוות המקצועי

ביצוע סקר כולל ופרטני ודיון מעמיק בצוות המקצועי. ניתן להיעזר בקיט סקריםReviews   בכרך איכות.

14 ביצוע חוזר

חזרה על פעילויות 4 - 12, כולן או חלקן, בעקבות הערות.

15 עריכה סופית של מסמך אפיון העל והגשתו לצוות הניהולי

מסמך אפיון-על צריך שיהיה קריא ויש לצרף לו תמצית מנהלים כמוגדר בקיט תיעוד בכרך נושאים תומכים.

[16] (אבן דרך) דיון בצוות הניהולי

צוות זה יחליט על המשך האפיון, על הפצת אפיון העל, על הצגת הפרויקט בפני פורום אחר, או כל החלטה אחרת עפ"י נוהלי הארגון.

בסיכום הדיון יש להפיץ סיכום הכולל את השאלות שהוצגו באפיון-על ואת הכרעת הצוות הניהולי ביחס לכל שאלה. בדיון עצמו יש להתייחס למגוון שאלות, הכלולות תחת הכותרת, הלקוחה מ-  "ISO-9000 - סקר חוזה". יש להתייחס לנושאים הבאים:

 ·         איכות

 ·         בדיקות מערכת

 ·         לוחות זמנים

 ·         עלויות

 ·         סיכוני הפרויקט

 ·         חלופות

אישור הפרויקט ע"י ועדת היגוי ניהולית (או במקרים מיוחדים ע"י ועדת היגוי מקצועית) מהווה את סקר החוזה.

ניתוח המערכת והשלמת האפיון

לאחר השלמת אפיון העל ניתן להמשיך בניתוח המערכת והשלמת האפיון. פעילויות אלה מתועדות בסעיף פעילויות - תכנית עבודה בקיט אפיון מערכת בכרך מחזור חיים. בהתאם להחלטת הגורם המתאים ניתן למזג את פעילויות אפיון העל והאפיון לתכנית עבודה אחת עם אבן דרך מרכזית הנקראת: השלמת אפיון העל. גישה זו מציבה אבן דרך ברורה במהלך האפיון.

תוצרים

מסמך אפיון-על

אפיון ראשוני למערכת, או אפיון-על, הוא מסמך תומך החלטה המציג את המערכת המוצעת ומתמקד בשאלות הדורשות הכרעה של הדרג המנהל כגון:

 ·         מה המצב הקיים?

 ·         האם לאשר את המשך פיתוח המערכת?

 ·         מהן מגבלות התקציב, זמן וכוח האדם?

 ·         אילו חלופות באות בחשבון?

 ·         איזו ארכיטקטורה כוללת (ביזור מול ריכוז, שרת/לקוח) באה בחשבון

אפיון-על יכיל התייחסות לנושאים הבאים:

 ·         מהן הבעיות שהמערכת באה לפתור? (וכהקדמה לכך - מהו המצב הקיים?)

 ·         מהם יעדי ומטרות (דרישות) המערכת?

 ·         מהי המערכת המוצעת? (רשימת דרישות בנושאים שונים. לפרטים נוספים כיצד לכתוב נכון דרישות ראה קיט "ניהול דרישות").

 ·         מהן השאלות הדורשות החלטת הדרג המנהל ומהו מרחב ההחלטה סביב שאלות אלו, מהן דרכי הפעולה האפשריות?

 ·         מהי המלצת הצוות המקצועי בכל אחת מהשאלות? מהי דרך הפעולה הנבחרת?

עקרונות והנחיות כלליים

בכתיבת מסמך אפיון העל יש להקפיד על העקרונות הבאים:

א.       אפיון-על (כמו כל מסמך תומך החלטה) מציג שאלות אסטרטגיות להכרעת הדרג הניהולי, מציע דרכי פעולה וחלופות שונות לפתרון וממליץ על דרך נבחרת. לפני כתיבת אפיון העל יש להגדיר בפירוט את השאלות הדורשות הכרעה. ללא הגדרה של שאלות אלה אין טעם לכתוב את אפיון העל וקיים חשש שאפיון העל לא ישיג את מטרותיו.

ב.       אפיון-על צריך לשמור על שביל הזהב שבין פירוט יתר המעמיס על הכותב ועל הקורא ובין הכללת יתר היוצרת ערפול וחוסר הבנה בקרב גורמים מקצועיים וניהוליים כאחד. כמו באפיון, גם כאן אין נוסחת פלא לשמירת האיזון הנכון, ורק הגדרה קפדנית ומדויקת של מטרות המסמך (השאלות הדורשות הכרעה) תסייע לשמור על שיווי המשקל הדרוש. בדומה למסמכים תומכי החלטה אחרים, כל אפיון-על נכתב עבור מנהל מסוים או קבוצת מנהלים מסוימת. כמספר המנהלים כן מספר השיטות לקבלת החלטה, ואין מטרת הנוהל לכפות שיטות לקבלת החלטות על מנהלים. מפת"ח מאפשר גמישות בתהליך קבלת ההחלטה, בבחירת הנושאים הדורשים החלטה ובמידת הפירוט הדרושה בכל נושא, כל עוד נשמרים כללי יסוד כפי שמתוארים במדריך זה.

ג.        אפיון העל ייכתב במבנה עץ המערכת. הקפדה על כלל זה תגרום להתאמה מרבית בין אפיון העל לשלבים שלפניו ושלאחריו ולניצול מרבי של העבודה שהושקעה באפיון-על, בהמשך הדרך.

ד.       יש להיעזר במסמך הייזום במידת האפשר. במקרים רבים, ניתן להעתיק את מסמך הייזום ולבנות עליו את אפיון העל. אולם, בכל סעיף בו יש הרחבה ופירוט, יש להיצמד לגלופת תיק האפיון, כך שאפיון העל יוביל באופן טבעי לתיק האפיון המלא.

ה.      הצגת השאלות להכרעה והפתרונות האפשריים תיעשה בעזרת סעיפי 98.X ונספח ניתוח חלופות, כמוסבר בגלופת הלימוד לאפיון-על ובקיט ניתוח חלופות בכרך נושאים תומכים.

ו.         מסמך אפיון-על יכיל תיאור מלא של רכיב היעדים, תיאור המערכת הקיימת, תיאור חלקי של מבנה המערכת המוצעת וניתוח חלופות עבור כל שאלה הדורשת הכרעת דרג מנהל. למסמך אפיון העל יש לצרף תמצית מנהלים שתיגזר מעץ המערכת ותציג בבהירות את עיקרי המערכת, את השאלות הדורשות הכרעה, את החלופות השונות ואת המלצת הצוות המקצועי להמשך פעילות. ראה הקיט תיעוד בכרך נושאים תומכים.

ז.        הטבלה הבאה מסכמת את ההבדלים העיקריים שבין מסמך אפיון העל למסמך האפיון. לגבי חלק ניכר מהרכיבים הנזכרים בטבלה, ההבדל העיקרי הוא ב"הנחה" הניתנת באפיון-על: אין צורך להשלים את הרכיב כבר באפיון-על.

רכיב בעץ המערכת	התייחסות באפיון-על	התייחסות באפיון
1.3 בעיות	תוספת 1.3.0 מצב קיים	אין התייחסות למצב הקיים
1.5 תכנית עבודה שנתית	רשות, חלקי	מלא
2.4 ממשק משתמש	אין	עץ מסכים, 2.4.0 – כללי הנדסת אנוש, אפשרי - תיאור מסכים
2.5 תהליכים	תהליכים עיקריים ללא פירוט וללא ירידה לרמה שלישית בעץ	פירוט מלא של כל התהליכים. ירידה לרמה שלישית בעץ.
2.6 טרנזקציות	אין	מלאה.
2.9 שגרות	אין	ראשונית. יושלם בעיצוב
2.10 טבלאות קודים	אין	ראשונית. יושלם בעיצוב
2.11 קבצים לוגיים	פירוט ישויות מידע עיקריות	מלאה, כולל ERD ופירוט כל הישויות במערכת המידע
2.13 שדות	אין	מלאה
2.15 דו"חות	חלקי	מלא
2.16 קלטים	אין	מלא
2.19 אבטחת מידע	התייחסות ראשונית, אין ירידה לרמה שלישיתבעץ	התייחסות מלאה
2.21 נפחים עומסים וביצועים		חלקית
2.22 ממשקים וקישורים	ראשוני אך מקיף לצורך תיחום	מלא
4.1 גורמים מעורבים	מלא, כולל התייחסויות לאיכות	עדכון
4.2 תכנית עבודה	מלא כולל גאנט ופעילויות איכות	עדכון
4.4 תפעול שוטף	חלקי	מלא
4.5 אינדקס התיעוד	חלקי	מלא
4.6 שירות ותחזוקה	חלקי	מלא
4.7 השתלבות בארגון	חלקי	מלא
4.8 חוסן ואמינות	חלקי, כולל התייחסות ראשונית ל- 4.8.1 – תכנית בדיקה	מלא, כולל התייחסות מפורטת יותר ל- 4.8.1 – תכנית בדיקה
נספח 98 ניתוח חלופות	מלא	לא קיים

גלופת אפיון-על

אפיון-על הוא מבנה חלקי של עץ המערכת, כמפורט בגלופת הלימוד. כל סעיף מעץ המערכת שלא נזכר בגלופה זו, איננו חובה באפיון-על. כל סעיף שנזכר והפירוט שלהלן איננו מספק, אפשר ורצוי להיעזר בקיט אפיון בכרך יסודות / מחזור חיים.

מסמך אפיון-על מקוצר

במערכות בהן מותר לאחד את מסמך הייזום עם מסמך אפיון העל (והאפיון), מותר לבצע את הקיצורים הבאים (ראה דוגמא בקיט מערכות קטנות בכרך ניהול/ניהול הפרויקט):

איחוד רכיבים

בתנאים מסוימים ניתן לאחד את הרכיבים הבאים:

סעיפים בפרקים 1 ו-2:

 ·         1.2, 1.3 ו-1.6 - בעיות/מטרות/תועלות

 ·        2.3 עם 2.5 - תת מערכות ותהליכים

סעיפים בפרק 3:

 ·         3.1 עם 3.2 - חמרה מרכזית

 ·         3.3 עם 3.4 - ציוד קצה

 ·         3.15- 3.10 - תוכנות בסיסיות

 ·         3.32- 3.30 - תקשורת

סעיפים בפרק 4:

 ·         4.2 עם 4.3 - המשך פיתוח המערכת

 ·         4.4 עם 4.6 - תפעול המערכת ותחזוקתה.

דילוג על סעיפים

בתנאים מסוימים ניתן לדלג על הסעיפים הבאים:

 ·         1.4 הקשר ארגוני/עסקי - אם הקשר לתכנית העבודה השנתית ברור

 ·         2.1.4 מילון מונחים - אם המערכת לא מכילה מינוח שונה מהמקובל בארגון.

 ·         3.9 תשתית סביבתית - אם צריכת המערכת נמוכה והיא פועלת בארגון גדול.

 ·        4.9 תצורות - אם למערכת יש תצורה אחת בסיסית.

קיצור בסעיפים

ניתן (לפעמים גם רצוי) בתנאים מסוימים לקצר בסעיפים הבאים:

 ·         2.1 מאפיינים כלליים - במיוחד אם מדובר ביישום חדש.

 ·        2.19 אבטחת מידע - אם המערכת איננה מסווגת ומספיקים אמצעי אבטחה רגילים.

 ·         98.X נקודות פתוחות

אם רוצים לקצר במסמך אפיון העל, רצוי להתמקד על חלופה מרכזית אחת ולברר אותה היטב ולהציג לכל היותר 1-2 חלופות אחרות. ריבוי חלופות ונקודות פתוחות איננו יתרון אלא חסרון המעיד שאפיון העל לא הושלם.

 

בחירת גורם חיצוני לביצוע אפיון-על

בחירת גורם חיצוני (יועץ) שיבצע את אפיון העל, נעשית (אם הוחלט על כך) במסגרת שלב האפיון כולו. לא מקובל (אם כי אפשרי) לקחת גורם חוץ לביצוע אפיון העל בלבד. אי לכך יש לפעול כמוגדר בפרק בחירת יועץ לביצוע האפיון, בקיט אפיון בכרך יסודות/מחזור חיים.

עם זאת, יש לשים לב לנושאים הבאים:

 ·         בחירת גורם חיצוני לביצוע אפיון (יועץ) היא בעיקרון בקשה להצעות לכל דבר ויש לפעול כמוגדר בקיט בקשה להצעות. היינו, להכין מפרט ומפ"ל, להגיש את המפרט לספקים (יועצים) מועמדים, לבדוק את הצעותיהם, לבחור בהצעה העדיפה ולהתקשר עם היועץ שנבחר

 ·         בהתקשרויות חיצוניות, הגורם שיאפיין לא יהיה הגורם שיבנה את המערכת. הוא יכול בהחלט (גם רצוי!) להמשיך לסייע בשלב בקשה להצעות, בשלב בדיקות המערכת וכבקר איכות בשלב העיצוב והבנייה (משתתף בסקרים למשל).

 ·         הגורם המאשר את בחירת היועץ לאפיון, מוגדר בסעיף גורמים מאשרים בפרק מבוא לעיל.

אבטחת איכות

יש להפריד בין בדיקת תיעוד של שלב אפיון העל, לבין פעילויות איכות שיש לבצע בשלב אפיון העל. בדיקת תיעוד של מסמך אפיון העל תתמקד בנקודות הבאות:

 ·         קצר מדי? ארוך מדי? גלישה לאפיון?

 ·         מי בדיוק היזם? מה מידת מחויבותו?

 ·         האם מכיל מספיק מידע על מנת לקבל החלטה להמשך?

 ·         האם ברור מה הצעד הבא ומה משמעויותיו?

 ·         האם קשור בתכנית העבודה השנתית או בתכנית אב (תכנון אסטרטגי)?

 ·         מי אישר את המסמך? האם יש כבר ועדת היגוי? האם יש מומחה יישום?

 ·         האם הבעיות מהן יוצאים ברורות? האם הניתוח מספק?

 ·         האם יעדי המערכת ומטרותיה מוגדרים בברור?

 ·         האם התועלות מכומתות?

 ·         האם כולל התייחסות לניתוח סיכונים

 ·         האם תיחום המערכת ברור?

 ·         האם יש ניתוח חלופות? האם מספק?

 ·         האם יש התייחסות מספקת לאומדן עלויות?

בעת כתיבת אפיון העל יש לתת את הדעת לנושא אבטחת איכות. זהו השלב הראשון במחזור חיים בו אנו נדרשים לתת את הדעת לנושא חשוב זה. מסמך אפיון העל מכיל בעצם את נושא "תכנית פיתוח ואיכות", הנדרש ב- ISO9000. הסעיפים הראשיים החשובים בהקשר זה הם:

 ·         1.6.1 סיכונים – ישימות הפרויקט

 ·         4.1 גורמים מעורבים, כולל התייחסות מפורטת למנהל א"א, נאמן א"א, אחריות של כל אחד מהגורמים בפרויקט לנושא איכות.

 ·         4.2.2 תכנית פרטנית  כולל התייחסות מפורטת ל- סקרים במהלך הפרויקט, ועדות היגוי, בדיקת תיעוד ועוד.