אפיון הוא שלב מרכזי במחזור החיים בו מוגדרת מהות המערכת הנדרשת ונבנה, לראשונה, עץ מערכת מסודר, כמעט מלא, שהוא הבסיס לכל דיון רציני בתכני המערכת ובהמשך הפרויקט, כולל בחינת אפשרות של יציאה למכרז ופנייה לספקי חוץ (ראה קיט בקשה להצעות - RFP בכרך מחזור חיים). דואליות האפיון, כשלב מכין מחד גיסא וכהתחלת בניית המערכת מאידך גיסא, הופכת אותו לשלב מורכב ומרכזי הדורש משאבים לא מעטים, מיומנות מקצועית גבוהה, הכרה טובה של הנושא ובקרה הדוקה של הצוות המנהלי. אפיון הוא גם השלב הראשון במחזור החיים בו תיתכן התקשרות חיצונית (העסקת יועץ). קלט מרכזי לאפיון הוא מסמך ייזום או תיק תחזוקה של מערכת קיימת.
.gif)